8 głównych powodów, przez które projekty wdrożenia ERP kończą się niepowodzeniem

Zakup i wdrożenie oprogramowania ERP (ang. Enterprise Resource Planning) może być jedną z najdroższych, a jednocześnie najważniejszych inicjatyw, jakie firma produkcyjna może zrealizować. W swojej karierze miałem okazję być świadkiem i częścią wielu udanych dużych projektów IT, ale przyznam też, że byłem świadkiem kilku, które nie były zbyt udane. Prawie wszystkie z poniższych punktów mogą mieć wpływ na każdy projekt związany z wdrażaniem systemów informatycznych, ale z pewnością mają one znaczenie w przypadku ERP.

Poniżej znajduje się osiem głównych powodów, dla których projekty wdrożenia ERP zakończyły się niepowodzeniem.

1. Brak właściwego zarządzania projektem wdrożenia systemu ERP

Chociaż nie ma dokładnych liczb, ale z informacji od ekspertów, którzy uruchamiają zintegrowane systemy ERP wynika, że około 60% modyfikacji programistycznych tych systemów nie jest używanych. Koszt projektu i czas jego realizacji wzrasta, jeśli wymagana będzie duża liczba dostosowań lub rozszerzeń oprogramowania. Należy szukać rozwiązań, które są adaptacyjne i elastyczne, a także w jak największym stopniu mogą uwzględnić procesy biznesowe danej firmy w ramach standardu systemu ERP. Użytkownicy powinni dokładnie poznać oprogramowanie, którego wdrożenie jest rozważane, rozumieć działanie firmy i być tak szczerymi z konsultantami wdrożeniowymi, jak to tylko możliwe. Jeśli zmiana w oprogramowaniu będzie konieczna, potrzeba mądrego zarządzania zmianą jest oczywista. Najlepiej starać się zachować prostotę użytkowania i przyjrzeć się koniecznym modyfikacjom pod kątem zwrotu z inwestycji w zmiany. W fazie projektu będzie to musiało odbywać się z dużą częstotliwością, ponieważ sprawy mogą toczyć się szybko i zwykle nie jest możliwe czekanie z miesiąca na miesiąc, aby przejrzeć proponowane zmiany. Oczywiście przede wszystkim należy określić, czy jest to duża czy mała zmiana. Należy też zdefiniować korzyści biznesowe dla zmiany. Niestety, byłem świadkiem wielu wdrożeń, w których nie było odpowiedniego nadzoru nad użytkownikami końcowymi żądającymi modyfikacji całego systemu ERP. Zadawanie prostych pytań wnioskodawcy zmian pomaga w odfiltrowaniu niektórych modyfikacji, ponieważ po zadaniu pytań wnioskodawca zazwyczaj inwestuje więcej czasu w przemyślenie konieczności tych zmian.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniu ERP 4FACTORY

2. Brak danych dobrej jakości

O ile nie planujemy zaczynać biznesu od zera, jest wysoce prawdopodobne, że będziemy chcieli przenieść dane ze starszego systemu do nowego. Dane muszą zostać oczyszczone z nieodpowiednich formatów i przeniesione do struktur, które spełnią nowe wymagania transformacyjne ze strony firmy wdrażającej i nowego systemu. Ta czynność konwersji danych wymaga przestrzegania standardów, wysiłku ze strony firmy wdrażającej, aby samodzielnie oczyścić swoje dane. Pomaga w tym użycie narzędzia, które idealnie przyspiesza ten proces czyli tzw. szyny danych, która ułatwia przeniesienie danych do nowego systemu. Testy jakości danych mogą ujawnić problemy – należy więc znaleźć na nie czas i upewnić się, że w dniu uruchomienia nowego systemu dostępne są wystarczające zasoby ludzkie, aby zapewnić ostateczne poprawki danych.

Przeczytaj również: System ERP w firmie produkcyjnej – co powinniśmy wiedzieć zanim się na niego zdecydujemy?

3. Brak planu odpowiedniego wykorzystania zasobów firmy

Chociaż jest to podstawa zarządzania projektami, niestety widziałem przykłady, w których zasada planowania wykorzystania zasobów firmy nie jest używana co prowadzi do szkodliwych skutków w realizacji projektu. Koncepcja jest dość prosta. Weźmy arkusz kalkulacyjny lub podobne narzędzie, wymieńmy każdą osobę, która ma zadanie lub zadania krytyczne dla pomyślnego wdrożenia oprogramowania, a następnie w kolumnach po prawej stronie wymieńmy, gdzie ta osoba będzie pracować każdego dnia od rozpoczęcia projektu do jego zakończenia. Ma to kluczowe znaczenie, zwłaszcza w projektach dla przedsiębiorstw międzynarodowych, w których występują święta, które nie są wspólne dla wszystkich regionów, lub oczekiwania kulturowe dotyczące godzin pracy. Zbyt często zdarza się, że kluczowa osoba wyjeżdża na wakacje lub jest poza siedzibą firmy, gdy są krytyczne sprawy, a plan zasobów nałożony na wykres Gantta może łatwo ujawnić takie konflikty.

4. Brak uprawnień do realizacji kamieni milowych projektu

Im większe firmy, tym więcej potencjalnych zmiennych i przeszkód, które mogą zagrozić pomyślnemu uruchomieniu nowego systemu informatycznego. Niektóre z nich są po prostu kwestiami ludzkimi – jest kierownik zakładu, który nie chce nowego oprogramowania w tym momencie, więc zwleka. Jest dyrektor finansowy, który ma inny pomysł na optymalizację kosztów, więc stawia blokady projektom IT lub przeciąga decyzje w czasie. Nawet w największych firmach na świecie bywa, że czasami ludzie potrzebują klepnięcia w ramię lub telefonu od osoby odpowiedzialnej za wdrożenie, aby zachęcić ich do trzymania się planu. Kto jest najważniejszy? Jest to ktoś, kto jest szefem jednostki biznesowej finansującej projekt albo jednym z jego bezpośrednich podwładnych (zwykle powinien to być ktoś z działu operacyjnego lub finansowego), który jest zaangażowany w realizację celów projektu. Komitet sterujący projektem może rozwiązać wiele problemów, ale zazwyczaj nie będzie zajmował się kwestiami taktycznymi, nawet jeśli mogą one powodować problemy strategiczne.

Przeczytaj również: Modułom ERP mówimy stanowcze nie – stawiamy na potrzeby użytkowników

5. Brak testów działania nowego oprogramowania

Nawet w przypadku produkcji wyrobów, które są wytwarzane tak samo tysiące razy, nadal istnieją kontrole jakości, nawet jeśli mają one charakter statystyczny. Nie inaczej powinno być w przypadku wdrażania oprogramowania. Upewnijmy się, że możemy przeprowadzić odpowiednie testy. Jeśli dostosowujmy oprogramowanie czyli tworzymy modyfikacje, rygorystyczne testowanie może zaoszczędzić czas i pieniądze. Wraz z testowaniem ograniczamy ryzyko i możemy zyskać zwrot z inwestycji. W przypadku każdej modyfikacji sugeruję przeznaczenie pewnego procentu inwestycji na finansowanie i zatrudnienie personelu do testowania. Nie chodźmy na skróty, nawet jeśli istnieje taka pokusa.

6. Brak odpowiedniego planu wydatków

Brak odpowiedniego planu wydatków, to rzeczywistość, z której wiele firm produkcyjnych nie zdaje sobie w pełni sprawy. Zwłaszcza na wczesnych etapach poszukiwania nowego rozwiązania. Jeśli budujemy nowy niestandardowy dom, nadal musimy gdzieś mieszkać. To, czego wiele firm nie robi na wczesnym etapie planowania, to uwzględnienie kosztów utrzymania starszego systemu podczas finansowania i wdrażania nowego systemu. Nie popełniajmy tego błędu. Musi on być uwzględniony w obliczeniach kosztów.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniu ERP 4FACTORY

7. Harmonogram wdrożenia niedostosowany do wdrożenia

Ważne jest, aby firmy po utworzeniu planu wdrożenia go przestrzegały. Dobrze jest poświęcić trochę czasu na poinformowanie liderów różnych działów w firmie, że wszelkie opóźnienia będą powodowały straty finansowe. Na przykład, jeśli zakupimy subskrypcję oprogramowania, ale uruchomienie zostanie opóźnione o sześć miesięcy lub rok, stanie się to potencjalnie niepotrzebnym utopionym kosztem. Jeśli przydzielisz i zatrudnisz pewną liczbę osób do projektu, ale wdrożenie się przedłuży, może to być również dodatkowy koszt. Dlatego tak ważny jest też opis problemu nr 4 powyżej.

Przeczytaj również: Konfigurator produktów w systemie ERP 4FACTORY

8. Brak właściwych działań po wdrożeniu

Gdy projekt znajduje się w fazie realizacji, poświęca się mu wiele uwagi i znacznych zasobów. Niemal wszyscy są skoncentrowani na przygotowaniu organizacji do nowego systemu informatycznego. Po zakończeniu projektu zasoby mogą rozproszyć się na cztery wiatry, pozostawiając użytkowników bez pomocy. Należy upewnić się, czy dostawca oprogramowania posiada zaawansowane narzędzia szkoleniowe. Ponadto, po pewnym czasie, jeśli utracimy użytkowników kluczowych lub nastąpią luki w szkoleniach, mogą pojawić się prośby o niepotrzebne modyfikacje oprogramowania. Procesy biznesowe mogą wtedy przestać być wykonywane prawidłowo. Aby temu przeciwdziałać, należy zaplanować kolejne szkolenia, 4-6 miesięcy po zakończeniu wdrożenia, w którym firma wdrożeniowa przeprowadza ocenę działania systemu. Celem jest upewnienie się, że wszystkie korzyści, jakie można uzyskać z wdrożonego oprogramowania są osiągnięte, ponieważ użytkownicy wykorzystują systemy informatyczne poprawnie.

Z pewnością istnieje wiele innych przeszkód dla udanych projektów wdrożenia systemów informatycznych w przedsiębiorstwach produkcyjnych, ponieważ to powyżej to tylko niewielka ich lista. Napisz do partnera wdrożeniowego QAD Adaptive ERP w Polsce na adres dsr@dsr.com.pl i podziel się swoimi doświadczeniami z innymi problemami przy wdrażaniu systemów informatycznych. Postaramy się pomóc w ich rozwiązaniu dzięki pakietowi systemów informatycznych DSR 4FACTORY.

Autor: Tom Roberts

Vice President, Automotive and Mobility Sector w QAD inc.

tłumaczenie z języka angielskiego i redakcja tekstu DSR S.A.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniu ERP 4FACTORY