Dlaczego harmonogramowanie jest tak krytyczne?

Jak pokazuje diagram powyżej, harmonogramowanie jest procesem równoważenia popytu na produkty z dostępnymi zasobami w celu stworzenia prawidłowego planu działania. Popyt obejmuje zamówienia klientów, zlecenia uzupełniania zapasów oraz zlecenia prototypowe, natomiast zasoby to maszyny, operatorzy, oprzyrządowanie oraz zapasy surowców, półwyrobów oraz wyrobów gotowych. 

Wspomniałem wcześniej, że harmonogramowanie i APS są terminami wymiennymi. APS to skrót od Advanced Planning and Scheduling (Zaawansowane Planowanie i Harmonogramowanie) i w większości przypadków jest to tylko nazwa marketingowa nadana oprogramowaniu do harmonogramowania przy ograniczonych zdolnościach. Szczerze wierzę, że harmonogramowanie jest jak mózg dla firmy, odpowiada bowiem za sterowanie operacyjną działalnością firmy produkcyjnej.

Harmonogramowanie jako plan wpisujący się w strategiczny kierunek rozwoju firmy

Harmonogram jako taki powinien być w stanie wchłonąć całą lawinę wpływających na biznes zmian i szybko stworzyć nowy plan działania. Plan ten powinien wpisywać się w strategiczny kierunek rozwoju firmy. Nie mówię, że proces ten powinien być całkowicie zautomatyzowany, lecz powinien pozwolić zmienić harmonogram zakładu w ciągu kilku sekund lub w najgorszym wypadku kilku minut. System harmonogramowania, aby był w pełni użyteczny, musi być w stanie realistycznie modelować faktyczne ograniczenia i dostarczyć kierownictwu niezbędnych informacji do podejmowania ważnych decyzji.
Obejmuje to możliwość wykorzystania zależności przyczynowo-skutkowej w celu oceny wielu scenariuszy „a co jeśli”, aby wybrać właściwy kierunek działania. Po utworzeniu poprawnego harmonogramu, system harmonogramowania powinien wspomóc synchronizację wszystkich kluczowych czynności, jakie muszą zostać wykonywane w celu jego realizacji, począwszy od zapewnienia dostępności surowców, aż po przekazanie informacji o szczegółowej sekwencji zleceń na wydziały produkcyjne.
Harmonogramowanie może być traktowane jako sposób odpowiedzi na pytanie: „Co mam robić dalej?”. To kluczowe pytanie, ponieważ każda minuta, którą firma produkcyjna przeznacza na wykonywanie błędnych działań, powoduje nie tylko zwiększenie kosztów, ale pozbawia ją możliwości dostarczenia klientowi tego, czego ten potrzebuje.

Jak wyjaśnię w dalszej części, systemy planowania powinny mieć również duży wpływ na to, jak firma odpowiada na tak postawione pytanie. Zdolność do szybkiego tworzenia dobrych harmonogramów i w oparciu o nie, synchronizowania wszystkich innych kluczowych aktywności, jest brakującym ogniwem w większości systemów ERP. Bez spójnego systemu harmonogramowania firmy skazują się na podążanie ścieżką autodestrukcji. Decyzje o zmianie priorytetów podejmowane bez właściwych informacji oraz przez wiele osób równolegle (w tym kadry kierownicze) sieją totalny zamęt i panikę. Panika oznacza niską produktywność i słabą obsługę klienta, a ostatecznie utratę kluczowych klientów. Wszystkie te czynniki mają ogromny wpływ na wynik finansowy firmy. Każdy, kto kiedykolwiek znalazł się w tak beznadziejnej sytuacji, zdaje sobie sprawę, że szanse na wyjście z tego bałaganu są dość małe. Nie należy się jednak poddawać, ponieważ nie wszystko jest stracone. Odpowiedzią na ten problem może być dodanie do istniejącego systemu ERP inteligentnego systemu harmonogramowania.

Dobry system harmonogramowania automatyzuje proces tworzenia inteligentnych harmonogramów i eliminuje działania manualne

Harmonogramowanie to obszar, w którym rzeczywistość weryfikuje zamierzenia, a wdrożenie dobrego systemu harmonogramowania powinno mieć natychmiastowy i długotrwały wpływ na zdolność obsługi klientów i poprawę wyników finansowych. Poświęcę kilka stron, aby wyjaśnić, w jaki sposób firmy mogą dojść z miejsca, w którym się znajdują, do miejsca, w którym chciałyby się znaleźć. Jeden z sekretów polega na tym, aby wdrożyć nowe oprogramowanie i nowe procesy, które zrobią użytek z aktualnie używanych systemów i zebranych danych. Powtórzę się, mówiąc, że w świecie harmonogramowania każda firma jest unikalna i jedynym sposobem, aby system harmonogramowania zadziałał, jest użycie takiego systemu, który pozwala na odwzorowanie rzeczywistych ograniczeń. Dostosowanie sposobu, w jaki działa firma, do ograniczeń systemu harmonogramowania jest skazane na porażkę. Należy pamiętać, że dobry system harmonogramowania nie tylko automatyzuje proces tworzenia inteligentnych harmonogramów, ale eliminuje również 80% działań manualnych, które obecnie marnowane są na ich aktualizowanie. Oznacza to, że planista musi zostać zmieniony z reaktywnego na aktywnego. Pozwoli mu to na poświęcenie większej ilości czasu na rozwiązywanie problemów, zanim jeszcze nastąpią. Zawsze poruszam ten wątek na moich seminariach, ponieważ w wielu organizacjach planista to bardzo ważne i silne stanowisko. Bez systemu APS wykorzystuje on swoją władzę do „gaszenia pożarów”, mając przy tym absolutną kontrolę nad tym, które zlecenia będą traktowane priorytetowo. Menedżerowie i kadra kierownicza muszą przez to spojrzeć prawdzie w oczy i poznać konsekwencje powyższego. Prędzej czy później planiści, którzy nie są w stanie zrezygnować z części posiadanej władzy, będą musieli odejść. Moja rada jest następująca – lepiej niech odejdą czym prędzej. Oczywiście profesjonalny, nastawiony na rozwój, planista, będzie bez wątpienia podekscytowany z powodu dostępu do nowych zestawów narzędzi do pracy.

Wykres Gantta sposobem na przedstawienie harmonogramu produkcji

Jednym z najlepszych sposobów przedstawienia harmonogramu jest wykres Gantta (patrz poniżej). Wykres Gantta przedstawia sposób, w jaki każdy z zasobów (maszyny lub podwykonawcy) jest obciążony w wybranym czasie. Można wierzyć lub nie, ale dobry system harmonogramowania wygeneruje kompleksowy harmonogram w ciągu kilku sekund lub minut.

Wykres Gantta

Autor:  Mike Liddell. Polskie tłumaczenie i prawa autorskie DSR S.A.

Przeczytaj także:

Prosta zmiana może mieć wiele nieoczekiwanych konsekwencji – co się dzieje kiedy klient dopytuje o opóźnione zamówienie?

Bardzo uproszczona historia produkcji odchudzonej