Zastosowanie zaawansowanych systemów informatycznych w branży farmaceutycznej

Rosnąca na rynku konkurencja związana z konsolidacją rynku farmaceutycznego oraz wymagające prawo powodują, że przedsiębiorstwa stają przed koniecznością zastosowania rozwiązań IT wspierających ich działalność. Tylko w ten sposób mogą spełnić oczekiwania ustawodawców, usprawnić swoją produkcję i przyśpieszyć wprowadzenie produktów na rynek. Na przykładzie implementacji systemu ERP 4FACTORY (ang. Enterprise Resources Planning) w firmie farmaceutycznej przedstawimy wpływ informatyki i oprogramowania na funkcjonowanie nowoczesnej spółki tego sektora.

Przemysł farmaceutyczny cechuje się bardzo konkretnymi normami narzuconymi przez GIF (Główny Inspektorat Farmaceutyczny). Wśród nich jest m.in. zachowanie jakości produktu, czyli dopilnowanie, żeby produkt znajdował się w warunkach, w jakich wynika z jego specyfikacji, a w szczególności o temperatury. W przypadku większości produktów jest to 15-25 stopni, a dla produktów takich jak np. szczepionki jest to 2-8 – tzw. zimny łańcuch, który musi być dotrzymany od wyjazdu z fabryki do finalnego konsumenta, którym jest pacjent w szpitalu lub pacjent w aptece.

Wdrożenie systemu ERP 4FACTORY dla branży farmaceutycznej

Firma, która zdecydowała się na wdrożenie ERP 4FACTORY należy do grona największych dystrybutorów leków w Polsce i specjalizuje się przede wszystkim w dystrybucji produktów leczniczych do szpitali i hurtowni. Przedsiębiorstwo jest przede wszystkim hurtownią farmaceutyczną, ale dla klientów świadczy dodatkowo usługi składu konsygnacyjnego, magazynu wytwórcy, magazynu importera oraz logistyki produktów farmaceutycznych. W bazie klientów tej firmy jest ponad 500 szpitali. Codziennie dowożone są towary do 100 z nich i do innych klientów w całej Polsce. Przed firmą pojawiła się więc konieczność przeprowadzenia zmian mających na celu poprawienie wydajności przedsiębiorstwa. W tym celu wykonano szczegółową analizę dostępnych na rynku rozwiązań, będących w stanie wydajnie wspomóc działalność firmy. Zasadniczymi aspektami branymi pod uwagę w wyborze systemu były: możliwość obsługi atrybutów obejmujących pełną, prawnie wymaganą informację o leku, możliwość śledzenia serii/partii, czy też możliwość kontroli cen zakupu przy dostawach oraz cen sprzedaży wynikających z wymogów prawa. Koniecznym wymogiem do implementacji była branżowa funkcjonalność systemu oraz doświadczenie i znajomość rynku, w którym działa. Dodatkowym atutem miała być elastyczność we wprowadzaniu zmian, dostosowujących system do wymagań firmy. Odpowiednim rozwiązaniem okazał się być system firmy QAD, który jest znany m.in. jako czołowy system ERP dla branży farmaceutycznej.

Skontaktuj się z naszym ekspertem

Wybrana, zintegrowana aplikacja zapewnia niezbędną funkcjonalność w zarządzaniu operacjami i zasobami produkcji zarówno w firmie farmaceutycznej jak i jej otoczeniu. Pozwala to na płynną współpracę producentów z ich klientami, dostawcami i partnerami. Ponadto dostarczono rozwiązanie pozwalające na wsparcie klientów z tego sektora w procesie walidacji oprogramowania. Walidacja ma na celu potwierdzenie i udokumentowanie zgodnie z zasadami GMP (Dobrych Praktyk Wytwarzania) i GDP (Dobrych Praktyk Dystrybucyjnych), że procedury, procesy, urządzenia, czynności i systemy rzeczywiście prowadzą do zaplanowanych wyników określonych w specyfikacjach funkcjonalnych, projektowych oraz wymagań użytkownika. Bardzo istotnym kryterium wyboru systemu IT była też możliwość szybkiej reakcji firmy implementującej system na zmieniające się prawo, realia rynkowe i wymagania naszych dostawców.

Inteligentny magazyn

Istotną inwestycją było zastosowanie modułu pozwalającego na obsługę magazynów wysokiego składowania. Umożliwia on sprawniejsze i bardziej precyzyjne ewidencjonowanie magazynu oraz obsługę wysokiego składu na potrzeby farmacji. W magazynie zostały zdefiniowane poszczególne ścieżki dla konkretnych preparatów, wymagające ściśle określonych warunków przechowywania. System kontroluje odpowiednie komory przyjęć i kieruje produkt na odpowiednie miejsce w magazynie.

– Bardzo ważnym wymogiem, który musimy spełnić jest możliwość śledzenia serii, aż do ostatniego ogniwa, którym jest szpital lub apteka. W razie stwierdzenia niepożądanych działań produktu, można cały produkt z rynku szybko wycofać, tak żeby nie został już podany innym pacjentom. I tutaj bardzo przydaje się system informatyczny, dzięki któremu jesteśmy w stanie zidentyfikować gdzie towar poszedł i skąd musimy go odebrać – mówi przedstawiciel firmy.

Oszczędności wynikające z zastosowania modułu wysokiego składowania z kodami kreskowymi najlepiej widać przy realizacji inwentaryzacji, która uległa skróceniu kilkadziesiąt razy, z sześćdziesięciu do czterech godzin. Obsługa kodów kreskowych już dawno mogłaby być zastosowana do kompletacji dostaw dla klienta, ale na przeszkodzie stanął brak kodów kreskowych na pojedynczych opakowaniach leków, nawet w przypadku renomowanych producentów (firma sprzedaje palety, opakowania zbiorcze, a nawet pojedyncze opakowania). Sytuację poprawiła dopiero zmiana przepisów, narzucająca obowiązek posiadania kodów kreskowych. Dlatego jednym z najpilniejszych zamierzeń była implementacja obsługi kodów kreskowych w magazynach ekspedycyjnych oraz oznaczanie dokumentów sprzedaży kodami wielowymiarowymi.

Czas na oprogramowanie ERP

Fundamentalnym celem wdrożenia systemu było usprawnienie zarządzania przedsiębiorstwem. Spółce zależało na dostępie do przejrzystej i dokładnej informacji o sytuacji firmy, a także o zapotrzebowaniu rynku na produkty. Jednym z kluczowych celów projektu było zapewnienie pełnej kontroli kosztów na poziomie całej organizacji oraz identyfikowanie obszarów ich redukcji. Kierownictwu firmy zależało również na usprawnieniu systemu raportowania, umożliwiającego sprawne generowanie precyzyjnych informacji na potrzeby procesu decyzyjnego.

Rozwiązanie ERP 4FACTORY, które zastosowano, dostarcza mapy procesów i funkcje dedykowane poszczególnym branżom m.in. farmaceutycznej. System po odpowiednim wdrożeniu pozwala spełniać branżowe normy określone przez GIF. Zapewnia przyspieszenie procesów z zachowaniem wymaganego poziomu dokładności i obowiązujących procedur.

W efekcie zastosowania systemu klasy ERP 4FACTORY nastąpiło uporządkowanie struktury analityki i syntetyki finansowej. Dzięki wykorzystaniu modułu Compliance jest możliwe pełne korzystanie z wyceny wyrobów wg cen zakupów, co znacznie ułatwia rozliczenia księgowe i raportowanie. Nastąpiło usprawnienie i odchudzenie czynności zakupowych i sprzedażowych. Dokonano również automatyzacji wysyłek na spedycji, co zapewniło pełną kontrolę nad wysyłanymi wyrobami oraz dostęp do historii dystrybucji, tras i poruszania się pojazdów. Plany firmy w zakresie informatyzacji przewidują uruchomienie hurtowni danych na potrzeby rozwoju systemu BI (ang. Business Intelligence), wspierającego procesy decyzyjne i umożliwiającego sprawne przetwarzanie danych. Wynika to z coraz bardziej dynamicznego środowiska rynkowego, w którym firma potrzebuje przy podejmowaniu decyzji biznesowych większej ilości, bardziej szczegółowych raportów i analiz.

Autorzy:

Kinga Frączyk

Account Manager DSR S.A.

Paweł Dawid

Business Development Manager DSR S.A.

Przeczytaj także:

Wsparcie zarządzania produkcją

Systemy klasy ERP – krótka historia