Kiedy i jak wymienić system ERP?

Powody, dla których warto uaktualnić lub wymienić system ERP

Decyzja o aktualizacji lub wymianie systemu ERP (ang. Enterprise Resource Planning) jest bardzo ważną decyzją biznesową. Zmiana oprogramowania ERP wpływa na finanse, personel i działania operacyjne każdej firmy. Co więc może spowodować konieczność uaktualnienia lub wymiany ERP?

Oto najczęstsze powody, dla których warto dokonać zmiany.

Firma rośnie i się rozwija

Wzrost biznesu jest jednym z najczęstszych i najbardziej motywujących powodów, aby zdecydować się na uaktualnienie ERP. W każdym rozwijającym się przedsiębiorstwie, trzeba spojrzeć na wszystkie systemy oprogramowania, aby upewnić się, że mogą obsługiwać przyszłe wymagania biznesowe. Niektóre wskaźniki, na które warto spojrzeć to:

• Więcej transakcji biznesowych – z większą wartością biznesu wiąże się więcej danych i potrzeba ich efektywnego śledzenia.
• Nowe produkty lub usługi – gdy zmienia się oferta lub model biznesowy, może być potrzebny bardziej kompleksowy system ERP.
• Nowe rynki – rozszerzenie działania na nowe, międzynarodowe rynki może oznaczać nowe wymagania biznesowe, takie jak: nowe wymagania podatkowe, języki, konwencje formatowania danych, itp. Niektórych systemów ERP nie można skalować globalnie.
• Nowe przedsięwzięcia biznesowe – jeśli firma ewoluuje i tworzy nowe działy czy oddziały, potrzebny jest system ERP, który może obsługiwać wszystkie nowe aspekty działalności.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniu ERP 4FACTORY

Zmienia się kadra zarządzająca

Często zdarza się, że nowi liderzy mają za zadanie wprowadzić nowe inicjatywy w celu usprawnienia procesów i operacji biznesowych. Mogą również oczekiwać od systemu nowych, bardziej zaawansowanych możliwości analitycznych czy generalnie systemu nowocześniejszego od używanego w przeszłości. W tych przypadkach, zmiana w systemie klasy ERP staje się konieczna, żeby dopasować jego funkcjonalność do preferencji zarządzających.

Firma nie spełnia nowych wymogów regulacyjnych

Jeszcze bardziej motywującym powodem do aktualizacji systemu ERP jest konieczność zgodności z przepisami. Jeśli firma nie spełnia obecnie obowiązujących regulacji lub system nie może obsłużyć tych, które są zapowiedziane, uaktualnienie ERP staje się pilnie potrzebne. Bardziej złożone przepisy są wydawane obecnie częściej niż kiedykolwiek wcześniej, a system musi posiadać nowe funkcjonalności, aby spełniać wymagania z różnych dziedzin życia społeczno-gospodarczego i zmniejszać ryzyko ewentualnych kar.

Przeprowadzane są fuzje i przejęcia

Fuzje i przejęcia innych przedsiębiorstw przynoszą wiele zmian. Jeśli inwestorzy analizują daną firmę, może być konieczna zmiana ERP do zaspokojenia ich potrzeb i preferencji. Jeśli firmy są łączone, system ERP musi być w stanie obsłużyć wszystko to, co powstanie po połączeniu.

Wyczerpały się możliwości dotychczasowej technologii

Starsze systemy informatyczne są często „ręcznie” dostosowane do potrzeb biznesowych, a jeśli firma korzystała z systemu przez lata i stworzyła wiele modyfikacji, zmiana ERP może się wiązać z obawą ich utraty. Dodatkowo opieranie się na starych systemach powoduje spore problemy:

• stary system już zupełnie nie działa tak, jak powinien;
• konsultanci, którzy potrafią serwisować stare oprogramowanie są niedostępni;
• tylko niewielki procent personelu wie, jak obsługiwać stary system i powoli odchodzi na emeryturę;
• obejścia systemu stają się powszechną praktyką, ponieważ stary system nie obsługuje obecnych wymagań.

Aby zaoszczędzić firmie znacznych kosztów utrzymywania starego systemu ERP, jego modernizacja jest bardzo dobrym pomysłem.

Korzyści z aktualizacji ERP 4FACTORY

Jeśli firma nie jest pewna, czy zmienić system ERP, to poniższe korzyści z aktualizacji oprogramowania mogą pomóc w podjęciu właściwej decyzji.

Większa rentowność

Posiadanie nowoczesnego systemu ERP 4FACTORY, dzięki któremu firma lepiej optymalizuje swoją działalność poprzez integrację i automatyzację wszystkich operacji, prowadzi do zwiększenia wydajności i efektywności. Powszechnie wiadomo, że te dwie rzeczy prowadzą do oszczędności kosztów i wyższych zysków. Inwestycja w nowy system się zwraca i przynosi wymierne korzyści.

Decyzje na podstawie rzeczywistych danych

Sterowanie firmą we właściwym kierunku wymaga solidnej strategii, a solidna strategia wymaga dobrej widoczności. Potrzebny jest szybki wgląd w finanse, operacje, procesy, pracowników, sprzedawców, klientów itp. Aby to robić, trzeba analizować dokładne dane w czasie rzeczywistym. Zapewni to dobrze wdrożony system ERP 4FACTORY i stworzy jedno źródło prawdziwych danych, które pozwolą na bardziej świadome, strategiczne decyzje.

Zgodność z przepisami

Firmy produkcyjne wymagają ścisłej zgodności z różnymi przepisami branżowymi czy globalnymi przepisami handlowymi. Aktualizacja systemu do dedykowanego dla firm produkcyjnych ERP 4FACTORY pomoże usprawnić proces zapewniania zgodności z przepisami.

Komunikacja

Zła komunikacja może stać się problemem w firmach każdej wielkości i kiedy występują błędy dobre pomysły na ich rozwiązanie mogą nigdy nie ujrzeć światła dziennego. System ERP 4FACTORY łączy każdy aspekt działalności przedsiębiorstwa, usprawniając komunikację i współpracę w celu poprawy efektywności działania.

Niezawodność łańcucha dostaw i sieci dystrybucji

Korzystanie z modułu MRP (ang. Material Requirements Planning) do prognozowania podaży i popytu umożliwia poprawę płynności operacji oraz przygotowuje do wahań w zamówieniach i zakłóceniach łańcucha dostaw. ERP 4FACTORY obsługuje zarządzanie łańcuchem dostaw i ściślejszą integrację z dostawcami, dzięki czemu można pracować proaktywnie w celu złagodzenia problemów i zmniejszenia wpływu niespodziewanych zakłóceń.

Skalowalność

ERP 4FACTORY będzie w stanie rozwijać się i rosnąć wraz z firmą. Dodawanie kolejnych wymagań nie będzie powodować błędów w operacjach, przy jednoczesnym zapewnieniu użytkownikom łatwości obsługi systemu .

Zarządzanie klientami i dostawcami

Właściwe zarządzanie klientami i dostawcami jest kluczowe dla sukcesu każdej firmy. ERP 4FACTORY pomaga w przechowywaniu danych i monitorowaniu każdego klienta, partnera czy dostawcy przez odpowiednie osoby ze wszystkich działów firmy.

Migracja do ERP 4FACTORY w chmurze obliczeniowej

Rozwiązania oparte na chmurze obliczeniowej pozwalają na przechowywanie danych i dostęp do nich na każdym urządzeniu z połączeniem internetowym. To ułatwia wdrożenie, integrację, przechowywanie, aktualizację i bezpieczeństwo systemu.

Ryzyko związane z nieaktualizowaniem systemu ERP

Wiadomo już, że modernizacja systemu przynosi korzyści, natomiast brak aktualizacji pociąga za sobą konsekwencje. Niektóre z zagrożeń i problemów związanych z utrzymaniem systemu, który nie obsługuje w pełni obecnych i przyszłych potrzeb biznesowych obejmują:

• mniejszą skalowalność biznesu;
• zagrożenie bezpieczeństwa działalności;
• brak zgodności z przepisami;
• zwiększoną liczbę błędów ludzkich w niezautomatyzowanych zadaniach;
• mniejsze możliwości adaptacyjne w przypadku sytuacji kryzysowych, niedoborów części, klęsk żywiołowych itp.;
• mniejszy wpływ na zarządzanie łańcuchem dostaw;
• zmniejszoną efektywność i produktywność, które prowadzą do utraty zysków.

Przedsiębiorstwa produkcyjne w coraz większym stopniu polegają na informacjach w czasie rzeczywistym. Brak cyfryzacji procesów biznesowych może mieć głęboki wpływ na możliwość ich dalszego rozwoju.

Aktualizacja czy wymiana systemu ERP?

Kiedy nadchodzi czas na zmianę ERP mamy dwie opcje: system uaktualnić lub zastąpić. Decyzja sprowadza się do tego, który sposób zapewnia firmie największą wartość biznesową. Jeśli użytkownicy są stosunkowo zadowoleni z obecnego systemu i potrzebują tylko kilku ulepszeń, uaktualnienie może być mniej uciążliwe. Będzie można prawdopodobnie skorzystać z tego samego dostawcy oraz konsultantów i zminimalizować problemy związane z zarządzaniem zmianą.

Wymiana całej platformy ERP, może jednak pozwolić na wykorzystanie nowych możliwości biznesowych i przyspieszyć rozwój firmy. Od czasu zakupu starego systemu, prawdopodobnie pojawiły się znaczne ulepszenia oprogramowania, które mogą zapewnić firmie funkcje, których potrzebowała, ale których nigdy nie miała. Ponadto, jeśli przedsiębiorstwo doświadczyło fuzji lub przejęcia, to może posiadać wiele systemów. Wymiana wielu systemów na jeden zaktualizowany system nie tylko zapewni nowe korzyści, ale uprości i połączy nowe aspekty biznesowe.

Jak dobrze zaplanować aktualizację lub wymianę systemu ERP?

Kiedy już zdecydujemy się na zmianę systemu, to mądrze jest stworzyć plan projektu wdrożenia ERP 4FACTORY. To pomoże w trakcie projektu podejmować najlepsze decyzje tak, aby zapewnić sprawne i udane wdrożenie.

Kluczowe kroki, które należy podjąć:

1. Określić oczekiwania oraz ustalić zakres i harmonogram prac. Dostawcom zewnętrznym i pracownikom wewnętrznym należy jasno sprecyzować cele, wymagania, zakres projektu, oczekiwania czasowe, koszty i zasoby związane z wdrożeniem. Kluczowe jest zapewnienie, że wszyscy pracują wspólnie od samego początku.
2. Mobilizacja i rozpoczęcie projektu. Należy utworzyć zespół projektowy i zaangażować grupy interesariuszy. Zespół powinien opracować plan zawierający cele i etapy realizacji.
3. Podejmowanie jasnych decyzji projektowych i współpraca w zespole realizacyjnym powinna zapewnić funkcjonalność ERP 4FACTORY odpowiednią do potrzeb biznesowych, przepisów i najlepszych praktyk branżowych.
4. Testowanie. Przed wdrożeniem należy przetestować system pod kątem błędów lub problemów, które mają wpływ na działania biznesowe.
5. Plan uruchomienia systemu. Należy ustalić, kiedy zatrzymać stary system i uruchomić nowy. Firma wdrożeniowa powinna zapewnić specjalną asystę powdrożeniową, aby zagwarantować, że wszystko działa płynnie. Należy również ostatecznie podsumować efekty projektu.

Dla optymalizacji procesu zaleca się:

• jak najszybsze uzyskanie akceptacji planu przez kierownictwo;
• identyfikację problemów i jasne ustalenie celów;
• angażowanie użytkowników ze wszystkich obszarów biznesowych;
• przygotowanie do obsługi mapowania danych (ze starego systemu do nowego);
• zaplanowanie sposobu edukowania i szkolenia użytkowników;
• zarządzanie zmianami zakresu projektu;
• realistyczne podejście do terminów i „wstrząsów wtórnych” po wdrożeniu, które mogą zakłócić pracę ludzi i działania firmy.

Jak ocenić system ERP?

Przystępując do aktualizacji systemu ERP zaczyna się od dwóch czynników: jakie problemy staramy się rozwiązać oraz jakie szanse i możliwości chcemy wykorzystać.

Oto lista kontrolna pytań, które należy zadać podczas oceny każdego systemu:

• czy spełnia szczegółowe wymagania systemowe?
• czy zapewni realizację celów firmy?
• czy jest kompatybilny z istniejącymi systemami?
• czy firma wdrożeniowa zapewnia szkolenia i wsparcie powdrożeniowe?
• co inni użytkownicy sądzą o systemie?
• czy producent oprogramowania kontynuuje rozwój nowych technologii i dostosowuje się do ich zmian?

Po zawężeniu opcji do kilku rozwiązań, dobrze jest przejrzeć korzyści i funkcje tych systemów z kluczowymi decydentami w firmie. Wsparcie tych decydentów może zwiększyć wsparcie wdrożenia ERP w całej organizacji i ułatwić akceptację użytkowników.

Rozpocznij aktualizację systemu ERP

Jeśli nie jesteśmy pewni od czego zacząć aktualizację systemu ERP, możemy skorzystać z pomocy zespołu ekspertów wyłącznego przedstawiciela QAD Inc. w Polsce – firmy DSR. Wdrożenia ERP 4FACTORY różnią się zakresem, ale jest to skalowalny proces, który zapewnia przestrzeganie najlepszych praktyk produkcyjnych.

Przeczytaj także:

Co to jest ERP 4FACTORY w chmurze i jak działa?

ERP 4FACTORY wspiera inicjatywy zrównoważonego rozwoju

Główne zagrożenia wynikające z braku systemu kompleksowego zarządzania jakością