Zapobieganie stratom magazynowym dzięki inteligencji procesowej czyli analizie procesów w oparciu o dane

Temat strat magazynowych w przedsiębiorstwach produkcyjnych staje się coraz bardziej powszechny. Problem ten ma wpływ na działalność wielu branż i typów firm. Począwszy od branży motoryzacyjnej, w której działają zarówno producenci OEM, jak i dostawcy Tier-1, a skończywszy na firmach z sektora produktów konsumenckich (ang. Consumer Packaged Goods – CPG). Straty magazynowe nie zależą od rozmiaru produktu. Mogą to być zarówno mniejsze części, jak i ogromne zwoje papieru ważące wiele ton.

Źródła ubytków magazynowych mogą obejmować:

• nieprawidłowy transport materiałów
• odpady z powodu uszkodzenia materiałów
• niedokładność wysyłek z magazynów i od dostawców
• błędy manualne w procesach
• słaba wydajność dostawców
• niedokładne prognozowanie

Problemy optymalizacji magazynu mogą również powodować podzielone dostawy. Nawet jeśli dostawca dostarczył wszystkie części, może to nie zostać zauważone. Wówczas ocena dostępności danego towaru jest nieprawidłowa.

Jak straty magazynowe wpływają na przedsiębiorstwo?

Utrata zapasów może mieć poważne konsekwencje dla produkcji i wyników biznesowych firmy. Potencjalne problemy obejmują zwłaszcza opóźnienia w produkcji. Jeśli niezbędne części czy surowce nie znajdują się we właściwym miejscu tak, aby zrealizować zaplanowany harmonogram produkcji, opóźnienia są nieuniknione.

Ma to wyraźny wpływ na obsługę klienta i przestrzeganie umów serwisowych. Jest to szczególnie ważne, jeśli w umowach znajdują się klauzule dotyczące kar za nieterminowe dostawy.

Po określeniu i szacowaniu strat, trzeba zaopatrzyć się w nowe materiały. W zależności od okoliczności może to wymagać przyspieszenia transportu, co może skutkować dodatkowymi kosztami.

Wszystko to zwiększa koszt towarów i wpływa na marżę operacyjną. Są to poważne konsekwencje, zwłaszcza że nowoczesne technologie już dziś w wielu firmach pomagają w ograniczeniu strat magazynowych.

Ubytki magazynowe i monitorowanie procesów

Wypadki i uszkodzenia się zdarzają. Ale co z sytuacjami, których można uniknąć, takimi jak: nieprzemyślane zakupy, złe procedury transportu i słaba jakość produktów od dostawców? Są to kwestie, którymi firmy mogą i powinny się staranniej zajmować.

Wiele problemów, których można uniknąć, jest związanych z procesami biznesowymi. Kiedy firma projektowała swoje procesy zakładano, że będą one przestrzegane. Ale czy tak jest zawsze? W miarę upływu czasu, wkradają się niezauważone zmiany w procesach.

Jedna z firm współpracujących z QAD Inc., oszacowała, że od momentu złożenia zamówienia do momentu dostarczenia towarów oraz znalezienia się we właściwym miejscu i we właściwym czasie, ich idealnie zaprojektowany proces był przestrzegany w 80% przypadków, z około pięcioma wariantami. Jednak zastosowanie inteligencji procesowej, podejścia opartego na danych, dowiodło, że istniało ponad 140 różnych wariantów procesu. Co więcej, tylko nieco ponad 50% z nich przechodziło przez system w odpowiedni sposób.

W wyniku straty w towarach pracownicy szukają produktów, zamiast je wytwarzać. Jest to nieefektywne wykorzystanie czasu i zasobów. Co więcej, może to skutkować niezrealizowanymi zleceniami produkcyjnymi i niesatysfakcjonującą obsługą klienta. Tutaj duże znaczenie mają także: organizacja magazynu, proces przechowywania, dostawy magazynowe oraz analiza ich wydajności.

Korzyści płynące z inteligencji procesowej

Inteligencja procesowa pozwala wyraźniej zobaczyć, jak naprawdę działają procesy każdego dnia – a nie jak zakłada się, że działają. Mogą przecież występować wszelkiego rodzaju warianty procesów, anomalie i wąskie gardła. Dzieje się tak, ponieważ procesy produkcyjne są dynamiczne.

Przeczytaj również: Jak zarządzać wąskimi gardłami w procesach produkcyjnych?

Jasny obraz działania procesów w czasie rzeczywistym pozwala również odkryć możliwości ich usprawnienia.

Potencjalne oszczędności i korzyści wynikające ze zrozumienia tego faktu i wprowadzenia niezbędnych zmian są bardzo znaczące. Nie jest to jednak zadanie jednorazowe. Konieczne jest ciągłe monitorowanie procesów, co możliwe jest jedynie przy użyciu systemów informatycznych.

Analiza procesów w oparciu o dane, a także rejestrowanie wskaźników, są pierwszym krokiem do zrozumienia przyczyn start magazynowych. Po poznaniu przyczyn źródłowych można je zlikwidować, a nie tylko zajmować ich skutkami. Ubytki magazynowe są objawem nieoptymalnych procesów. Podstawowe przyczyny mogą leżeć między innymi w niedokładnym prognozowaniu, słabej wydajności dostawców, opóźnieniach celnych i innych globalnych zakłóceniach logistycznych.

Zwiększenie efektywności w łańcuchach dostaw firm produkcyjnych, dzięki podejściu opartemu na analizie procesów w oparciu o dane jest w obecnych czasach bardzo potrzebne i osiągalne. Zapraszam do kontaktu z ekspertami rozwiązań informatycznych QAD i DSR 4FACTORY – chętnie w tym pomogą.

Źródło tekstu: QAD Blog

Autor: Trevor Long

Senior Sales Executive – Supply Chain Solutions w QAD Inc.

Tłumaczenie i redakcja: DSR S.A.