Czas czytania: 8 min
Jak? Niezwykle łatwo. Od początku. Najlepiej zacząć przygotowania w momencie, kiedy podjęta zostanie decyzja o podpisaniu umowy z Dostawcą systemu klasy APS. Dlaczego? Dlatego, że z czasem takie wczesne przygotowania okażą się strzałem w dziesiątkę (strzał w kolano to natomiast bierne oczekiwanie i nadzieje na to, że „zadziała samo”). Oczywiście podczas całego procesu wdrożenia każdego nowego systemu informatycznego, krok po kroku, przy wsparciu wykwalifikowanych Konsultantów, można i powinno się prowadzić analizy danych wejściowych.
O wsparciu Konsultantów przeczytać można w artykule pt.: Wdrożenie narzędzia APS 4FACTORY w firmie produkcyjnej – to nie musi boleć. Jednocześnie bardzo istotne jest, aby Pracownicy bezpośrednio zaangażowani w procesy produkcyjne mieli możliwość weryfikacji np. danych technologicznych zawartych w systemie klasy ERP, które później zasilą bazy danych systemu APS do harmonogramowania produkcji.
Wdrożenie nowego systemu informatycznego zarządzania firmą produkcyjną może budzić lęk, a nawet opór w pracownikach przyzwyczajonych do pewnej wypracowanej rutyny. W rzeczywistości jest to szansa na rozwój przedsiębiorstwa, dzięki możliwości skrócenia pracy operacyjnej (i w efekcie również czasu oczekiwania Klienta na dostawę), redukcji kosztów wytworzenia wyrobów gotowych, wizualizacji danych z produkcji i dalszej analizy danych. Kluczowe jest tutaj stanowisko Zarządu oraz kadry menadżerskiej, zgodne z koncepcją zarządzania produkcją Lean, która kładzie ogromny nacisk na ciągłe doskonalenie. Zadaniem nadrzędnym Zarządu jest zaszczepienie w Pracownikach potrzeb równych potrzebom przedsiębiorstwa. Pracownicy potrzebują widzieć cel i czuć sens, dla którego będą dokonywali szereg (często trudnych) zmian w codziennej pracy przez najbliższe miesiące, a nawet lata. Potrzebna jest świadomość powodów, dla których nadchodzi rewolucja. Poczucie misji i bezpieczeństwa, jednakowe dla wszystkich zaangażowanych, zmotywuje do pracy nad analizą i optymalizacją procesów. Mając na uwadze wiedzę i doświadczenie Pracowników oraz oczekiwany stan produkcji po wdrożeniu systemu klasy APS, Zarząd może zaplanować również rozłożenie sił Planistów w obszarach działalności firmy, które wymagają wiedzy i zaangażowania.
Dowiedz się więcej o rozwiązaniu APS 4FACTORY
Do przygotowania do wdrożenia systemu do planowania potrzebne będzie… odpowiednie planowanie. Na etapie planowania prac wdrożeniowych należy wziąć pod uwagę, że analizowanie danych w takiej formie, w jakiej funkcjonują one na co dzień w zakładzie produkcyjnym będzie wymagać konsultacji z kilkoma obszarami produkcji (przygotowanie produkcji, planowanie produkcji, realizacja produkcji, sprzedaż, logistyka, zapewnienie jakości, utrzymanie ruchu). Często dostęp do danych jest utrudniony ze względu na to, że ich użytkownikami i twórcami są pracownicy, którzy dużą część wiedzy mają zapisaną nie tylko w excelu, ale też we własnych notatkach, lub nawet umysłach. Dane mogą być również gromadzone automatycznie z oprogramowania klasy MES (np. SFC 4FACTORY). Proces zbierania danych z różnych źródeł będzie wymagał systematyki i uporządkowania. Dostępność informacji i płynna komunikacja oraz nierozerwalna współpraca to solidny wstęp do przygotowania rzetelnej bazy danych technologicznych. Kluczowe są dotychczasowe dokumenty, raporty i procedury, w których zdefiniowane są najważniejsze informacje dotyczące organizacji produkcji i przedsiębiorstwa produkcyjnego. Jednym z podstawowych działań jeszcze przed wdrożeniem może być wprowadzenie codziennej kontroli spójności danych historycznych, które zawierają nie tylko technologie, ale też wyniki raportowania produkcji. Warto jest zbierać dane z produkcji (np. czasy trwania operacji, ilości wyprodukowane) i porównywać czasy realizacji zakładane w dotychczasowych planach produkcji z czasami trwania każdej wykonanej operacji. Pozwala to na bieżącą korektę technologii danego zlecenia, pomoże wyeliminować szum informacyjny i podniesie efektywność dalszych prac podczas projektowania konfiguracji systemu APS. Kolejnym ważnym aspektem jest dokładność, kompletność i aktualność danych, na których opiera się przygotowanie planu produkcji. Konieczne może być rozpoznanie i wyeliminowanie duplikatów, błędów czy nieścisłości. W grę wchodzi tutaj data cleansing (z ang. oczyszczanie danych). Poza wspomnianymi czasami technologicznymi, istotne są tutaj również: zasoby w postaci maszyn i urządzeń, stanowisk produkcyjnych, pracownicy (ich liczba, dostępność i kompetencje) oraz zapotrzebowanie na surowce, które wchodzą w skład receptur BOM wyrobu gotowego (z ang. Bill of Materials – lista materiałów), koszty wytworzenia. Ocena jakości i aktualności danych determinuje podejmowanie decyzji dotyczących dalszych prac wdrożeniowych (konieczna liczba członków zespołu wdrożeniowego po stronie Klienta, rezerwacja czasu potrzebnego na korektę jakościową, a być może też ilościową i ponowne przygotowanie danych technologicznych tak, aby odzwierciedlały procesy, które faktycznie odbywają się w halach produkcyjnych).
Same dane to nie jest jeszcze pełen sukces, a aby zapewnić spójność i jednolitość danych podczas ich przygotowywania do wdrożenia systemu klasy APS, warto sięgnąć po powszechnie znane narzędzia, które wspierają zarządzanie produkcją. Warto sięgnąć do wspomnianych zasad i narzędzi lean management i lean manufacturing (z ang. odpowiednio szczupłe zarządzanie i szczupłe wytwarzanie). Dzięki lean zyskujemy koncentrację na działaniach, które realnie dodają wartość, eliminując jednocześnie marnotrawstwo. W skrócie, im łatwiejsze i bardziej przejrzyste zadania i przepływy, tym lepsza wydajność pracy. Jedno z narzędzi, które wspiera porządkowanie procesów i danych to VSM (z ang. Value Steam Mapping), czyli mapowanie strumienia wartości, opisuje Piotr Słowiński w osobnym artykule pt.: Mapowanie strumienia wartości – VSM. Niezwykle cenne przy analizowaniu przepływu informacji i wartości w procesach produkcyjnych i nie tylko. Zgodnie ze wspomnianym artykułem, metoda VSM opiera się na realizacji trzech etapów, jakimi są:
VSM pomaga zidentyfikować wąskie gardła (m.in. braki wykwalifikowanych pracowników), które można próbować eliminować jeszcze przed przystąpieniem do prac wdrożeniowych z systemem klasy APS.
Kolejnym przydatnym narzędziem, opisanym tutaj jest, znane szczególnie w produkcji, 5S. Uniwersalność tego narzędzia powoduje, że możne ono z powodzeniem zostać wykorzystane również w przypadku sprawdzania poprawności i doskonalenia danych (np. dokumentowanie na bieżąco wszystkich zmian jakich dokonuje się podczas rewizji technologii). Istotne jest aby spróbować skierować przepływ informacji między systemami. Dobrze jest wykorzystać w pełni możliwości systemu ERP, aby wyeliminować telefoniczne i mailowe przekazywanie ważnych informacji np. o priorytetach zadań i zmieniających się terminach realizacji zleceń. Raz wprowadzona do systemu informatycznego dana powinna płynnie przepływać przez proces aż do wyjścia, informując po drodze o koniecznych działaniach do podjęcia.
Warto też rozważyć zaangażowanie Controllingu w konsultacje dotyczące kosztów wytworzenia wyrobów gotowych i półproduktów, aby na podstawie danych o KPI (z ang. Key Performance Indicators – kluczowe wskaźniki efektywności) określić wymagania wobec przyszłych planów produkcyjnych.
Niezależnie od tego, jakie narzędzia zostaną wykorzystane w trakcie przygotowań, najistotniejsza w całym tym procesie jest komunikacja i konsultacje ze specjalistami poszczególnych obszarów firmy. Podstawa dobrego przygotowania to określenie potrzeb i wymagań wszystkich zaangażowanych od wejścia zamówienia sprzedaży do wyjścia wyrobu gotowego. Procesy po drodze przenikają się i szczegóły nie ustalone wcześniej mogą stać się wąskim gardłem dla następnych kroków w projekcie. Wczesne podejście do informacji, jakie potrzebne będą w bazie danych systemu klasy APS, pomoże uniknąć zbędnego chaosu i utraconej energii. Im szybciej rozpoczęte zostaną planowanie i przygotowanie do wdrożenia, tym więcej czasu można uzyskać na korygowanie danych wejściowych. Aktualność i prawdziwość tych danych determinują później tempo, w którym postępuje cały projekt. Stopniowe doskonalenie danych i wspólne ich porządkowanie pozwolą na płynne i spokojne przejście przez cały proces wdrożenia Opcenter APS 4FACTORY.
Dowiedz się więcej o rozwiązaniu APS 4FACTORY
Przeczytaj również:
Zrób to sam – wybór systemu ERP
5 kluczowych korzyści z adaptacyjnego systemu ERP