Krajowy System e-Faktur KSeF – jak działa i co zmieni elektroniczna faktura ustrukturyzowana?

Zgodnie z Ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) oraz decyzją wykonawczą Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającą Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83) od lipca 2024 roku wchodzi w życie obowiązek tworzenia faktur sprzedaży w formie elektronicznej, w związku z czym postać papierowa lub PDF wysyłana e-mailem traci status dokumentu. Jednocześnie dokumentem ma stać się zapis w Krajowym Systemie eFaktur. Przekazanie informacji do tego rejestru w dużej mierze (jest jeszcze inny sposób) odbywać się będzie poprzez plik xml w określonym formacie, podpisany w sposób elektroniczny (podobnie jak pliki JPK, z tą różnicą, że jeden plik xml to jeden dokument – faktura.

Mniejsi przedsiębiorcy i mikrofirmy będą mogli skorzystać z narzędzi dostarczanych przez ustawodawcę. Nie będzie konieczności posiadania komercyjnej aplikacji zintegrowanej z KSeF, aby stworzyć fakturę w odpowiednim formacie (chociaż w dzisiejszych czasach coraz trudniej można sobie wyobrazić aby z takich aplikacji nie korzystać…). Wystarczy, że zaloguję się do aplikacji podatnika KSeF udostępnionej na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/ lub poprzez eUrząd Skarbowy (https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy/) i za pomocą takiego rządowego systemu wystawiania faktur przygotują dokument, który można również wydrukować (szczególnie jeśli klientem jest podmiot zagraniczny).

Wprowadzone rozwiązanie ma charakter tymczasowy (na 2 lata), ale po wykazaniu skuteczności w zwalczaniu podatkowych nieprawidłowości, polski rząd będzie mógł wnioskować o przedłużanie tego terminu na kolejne lata. Raczej nie należy się spodziewać, że powróci fakturowanie w postaci papierowej.

Ministerstwo Finansów przewiduje, że zmiany w zakresie dopuszczalnych form dokumentowania transakcji sprzedaży przyczynią się do zmniejszenia nadużyć i polepszeniu ściągalności podatku VAT, a także usprawnieniu procesów w całym obrocie gospodarczym.

Jak wprowadzenie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych w KSeF wpłynie na funkcjonowanie firm?

Wprowadzenie przez Ministerstwo Finansów Krajowego Systemu eFaktur wydaje się być najambitniejszym projektem legislacyjnym w naszym kraju w obrębie życia gospodarczego w ostatnich latach. Dotyczy nie tylko raportowania zdarzeń, ale przede wszystkim wpływa znacząco na organizację procesów generowania i przetwarzania dokumentów. Stabilizowane i wypracowane latami aktualne sposoby postępowania w obszarze zakupów, sprzedaży i tworzenia dokumentów vat będą musiały być zmienione (zanik faktur papierowych). Zmiany organizacyjne będą poprzedzone zmianami w funkcjonowaniu systemów informatycznych, tak, aby wypełnić wymagania ustawodawcy.

Spełnienie wymagań ustawodawcy w sposób automatyczny nie jest jedyną korzyścią ze stosowania tych mechanizmów. Ustawy wprowadzają jednolity sposób postępowania z dokumentami sprzedaży i zakupów dla wszystkich podmiotów działających na polskim rynku. To z kolei umożliwia coś, co do tej pory było nie do pomyślenia – niemal pełną automatyzację rejestracji faktur zakupowych i przyspieszenie (ułatwienie) procesowania dla faktur sprzedaży (podmioty będą odbierać faktury z KSeF). Niektóre z tych procesów będą się pewnie stabilizować jeszcze miesiącami, jak mówi pewne chińskie przysłowie: “nawet najdłuższa podróż musi się rozpocząć od pierwszego kroku”.

Pomysły ministerialne idą jednak krok dalej. W maju trafił do Sejmu projekt zmian, które wydawałoby się są niewielkie. Dotyczą podawania numeru KSeF faktury na przelewach bankowych dotyczących płatności za takie dokumenty. Biorąc pod uwagę fakt, że z numerem identyfikującym KSeF bliskim 40 znaków nie będzie łatwo zmieścić tą informację w aktualnych formatach plików bankowych, szczególnie jeśli chcemy zapłacić na raz za kilka faktur. Pojawiły się pomysły urzędowego „generatora” zbiorczych identyfikatorów płatności, który jest wspólny dla wielu faktur i można go użyć w przypadku płatności zbiorczych, ale w jaki sposób zintegrować te pomysły i ewentualne przyszłe narzędzia rządowe z aktualnymi systemami teleinformatycznymi w przedsiębiorstwach, gdzie procesy płatności są wysoce zorganizowane i zautomatyzowane, to jeszcze nie wiadomo. Ten obszar rodzi na razie więcej pytań niż odpowiedzi.

Pomimo, że ministerialne mechanizmy funkcjonują od początku 2022 roku, to widać nieustający ruch legislacyjny, który wymusza permanentne zaangażowanie dostawców oprogramowania, aby zapewnić zgodność z najnowszymi regulacjami prawnymi. DSR jako dostawca m.in. rozwiązań ERP 4FACTORY, jeden z liderów w Polsce cyfrowej transformacji, również nie jest zwolniony z tego obowiązku.

W jaki sposób rozwiązanie ERP 4FACTORY opiera się o silnik Krajowego Systemu e-faktur?

Rozwiązanie DSR (ERP 4FACTORY) bazuje na wcześniejszych doświadczeniach w obszarze JPK, tym bardziej, że nowa faktura w postaci XML zawiera wiele wspólnych informacji dla struktur JPK FA i JPK V7M. Silnik mechanizmu KSeF skonstruowany dla systemów QAD wykorzystuje skutki działania silników JPK, co ułatwia i przyspiesza jego implementację. W przypadku, kiedy przedsiębiorstwo korzysta z szeregu dedykowanych rozwiązań (modyfikacji) w zakresie JPK i te informacje mają być wykorzystane dla Faktury Ustrukturyzowanej, silnik KSeF bez dodatkowych działań jest w stanie te informacje wygenerować, przydzielić i wykorzystać. Czasem nie jest to możliwe w 100% przypadków, tak jak to ma miejsce w określeniu typu dokumentu (faktura, korekta, itp.), które są nieco podobne, ale jednak inne w JPK i KSeF. W takiej sytuacji zostało opracowane podejście, które daje możliwość ręcznej ingerencji w takie procesy.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniu ERP 4FACTORY

Architektura rozwiązania KSeF dla QAD – ERP 4FACTORY

Wariant z KSeF GATE

Mechanizm składa się z 2 części:

• dodatkowe tabele bazy danych i programy po stronie systemu QAD;
• aplikacja zewnętrzna (nie będąca częścią QAD), służąca do wysłania faktury sprzedaży i przyjęcia faktury zakupu, komunikująca się z QAD.

Porównując do rozwiązania JPK, aplikacja zewnętrzna jest rodzajem SENDERA. Nazwaliśmy ją KSeF GATE, czyli bramą, przez którą będzie się odbywała komunikacja danych. Program ten może funkcjonować samodzielnie, bez QAD, i jest w stanie przyjmować pliki XML z eFakturami z dowolnej innej aplikacji.

Część dotyczącą samego programu QAD nazwaliśmy KSeF ZONE. Tabele bazy danych odzwierciedlają strukturę pliku XML faktury, co ułatwia zarządzanie danymi, które były wysłane do Krajowego Rejestru. W tabelach tych znajduje się duplikat danych faktury przechowywanej w sposób “standardowy”. Dane zapisane w KSeF ZONE posłużą do wygenerowania pliku XML, przesyłanego następnie do KSeF GATE i Krajowego Rejestru eFaktur. Strefa ta przeznaczona jest do przechowywania faktur, a właściwie do przechowywania informacji przekazanych do platformy ksef wraz z przydzielonym numerem identyfikującym, nadanym w tym serwisie.

Wariant automatyczny

Tu podobnie jak w wariancie z GATE mechanizm składa się z 2 części. Część 1 jest wspólna dla obu wariantów. W tym rozwiązaniu część dotycząca przesłania do krajowego systemu e-faktur zawarta jest w mechanizmach aplikacji QAD, co umożliwia błyskawiczną integrację twojej firmy z rządową platformą. Dzięki zastosowaniu numeru Token komunikacja i autoryzacja dokumentów systemu instalowanego na nie-windowsowych platformach z KSeF stała się możliwa, a nawet pożądana. Wdrożenia takiego podejścia pozwalają na przekraczanie kolejnych barier, które zmniejszały radość z korzystania z rządowych idei.

W tym przypadku wszystkie mechanizmy przygotowania danych, autoryzacji (podpisu), wysyłania i odbioru KSeF UPO są po stronie aplikacji ERP wraz z wszelkimi możliwościami harmonogramowego ich uruchamiania.

źródło: opracowanie własne

Jak wygląda przesyłanie faktury do KSeF w ERP 4FACTORY?

Wysłanie faktury do KSeF za pośrednictwem systemu ERP 4FACTORY wiąże się z podpisaniem dokumentu. Można to zrobić wykorzystując podpis elektroniczny lub tzw. Token, czyli specjalny numer, który można wygenerować na stronach rządowych. Nie ma konieczności podpisywania każdej faktury z osobna. Można podpisać wskazany zbiór faktur (np. z danego dnia). Wykorzystanie numeru Token daje dodatkowe możliwości związane z automatyzacją procesu wysyłania dokumentów i ich autoryzacji, co ma szczególne znaczenie dla przedsiębiorstw, gdzie taki proces już jest zaimplementowany, ale w zakresie aktualnych sposobów pracy (np. faktura w PDF wysyłana automatycznym e-mailem).

Transfer “paczki” faktur do rządowej platformy będzie skutkował otrzymaniem potwierdzenia w postaci UPO. Zawiera on nadany urzędowy numer faktury i datę zarejestrowania w KSeF. Według ustawy jest to data wystawienia faktury ze wszystkimi tego konsekwencjami, niezależnie od daty jaką nada system QAD (uważa się za wystawioną w dniu jej przesłania do rejestru). Z tego powodu powinno się zadbać, aby faktury wytworzone na dany dzień, były też w tym dniu wysłane do Krajowego Rejestru. Ewentualna rozbieżność tych dat budzi wiele kontrowersji i wątpliwości co do sposobu postępowania w takim przypadku. Niezależnie od wątpliwości, ostatecznie w QAD będziemy mieli do dyspozycji przegląd faktur z numerem QAD, numerem KSeF, datą dokumentu QAD i datą zarejestrowania w rządowym rejestrze.

Analogicznie sytuacja przedstawia się po stronie zakupu. KSeF GATE odczyta eFaktury wysłane przez naszych dostawców w podobny sposób i docelowo zasili danymi KSeF ZONE.

źródło: opracowanie własne

Wprowadzenie KSeF a wsparcie Ministerstwa Finansów w integracji

Pierwsze oficjalne informacje z kanałów rządowych nie wskazywały na to, że będą dostępne jakiekolwiek narzędzia wspomagające przedsiębiorstwa w zakresie nowych wymagań. MF udostępniło uwarunkowania techniczne do zbudowania własnych komercyjnych narzędzi przez firmy z branży IT. To nieco się zmieniło i na stronach ministerialnych można uruchomić aplikację pozwalającą na wysyłanie, odbieranie a także dającą możliwość wytwarzania faktur. Wydaje się, że jednak będą one użyteczne raczej dla małych i mikro firm, niż dla przedsiębiorstw o większej skali. Na pewno będą stanowić formę weryfikacji danych w ewentualnych niejednoznacznych przypadkach, które byłyby wynikiem przetwarzania danych za pomocą rozwiązań komercyjnych.

Aplikacje dostępne są pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/

Szczególnie przydatną rolę aplikacja ta spełnia przy wdrożeniu i testowaniu narzędzi zbudowanych w aplikacjach komercyjnych. Każdy dokument wysłany do środowiska testowego, przedprodukcyjnego i produkcyjnego będzie mógł być obejrzany i zwizualizowany (wydrukowany).

Dodatkowym wsparciem możemy nazwać brak sankcji za uchybienia w korzystaniu z krajowego systemu e-faktur do końca 2024 roku. Będzie więc czas, aby uczyć się na własnych błędach nie narażając się na „przykrości” ze strony Urzędu Skarbowego.

Nasze rekomendacje

Do startu systemu jest jeszcze trochę czasu, ale uruchomienie produkcyjne narzędzia DSR KSeF na ten właśnie moment wydaje się ryzykowne. Głównie ze względu na złożoność całego procesu i konsekwencje ewentualnych problemów (brak wysłanych faktur sprzedaży to brak płatności za nie, lub przesunięcia płatności w czasie). Z tego też powodu rekomendujemy produkcyjne uruchomienie systemu przed 1.07.2024. Krajowy Rejestr eFaktur działa już teraz, chociaż nie jest obowiązkowy. Oznacza to, że można z niego korzystać za zgodą wybranych kontrahentów i po dopełnieniu odpowiednich formalności. Proces ten będzie dotyczył tylko wybranych podatników, ale jeśli się na to zdecydujemy, tylko faktury wystawiane przez podatników za pośrednictwem KSeF będą akceptowalne w obrocie z takim klientem. Takie podejście sprawia, że nie trzeba od razu burzyć całego misternie ustalonego procesu związanego z “tradycyjnymi” metodami postępowania i będziemy mogli zmierzyć się z prawdziwymi problemami wynikającymi z procedowaniem faktur elektronicznych. Ewentualne problemy mogą spowodować opóźnienia w wysyłce takich faktur, ale będzie to dotyczyć części (lub drobnej części) naszej sprzedaży i nie zaważy w sposób istotny na bieżące działania firmy. W momencie, kiedy przedsiębiorstwo pracuje produkcyjnie już kilka miesięcy z wybranym klientem i starło się z przeróżnymi wyzwaniami po drodze, przełączenie się na taką formę współpracy z całą resztą kontrahentów będzie zdecydowanie dużo łatwiejsze i mniej stresujące.

Jeśli są Państwo zainteresowani zagadnieniami:

• wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną (możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych);
• cyfrowej transformacji i obiegu dokumentów

proszę o kontakt z DSR S.A, dostawcą rozwiązań DSR 4FACTORY, dla których zapewniamy pełną zgodność z najnowszymi regulacjami i trendami dla branży IT.

Autor:

Artur Adryjanek DSR S.A.

ERP Finance Consultant

Dowiedz się więcej o rozwiązaniu ERP 4FACTORY

Przeczytaj także:

Dlaczego harmonogramowanie jest tak krytyczne?

Co to jest predykcyjne utrzymanie ruchu (ang. Predictive Maintenance – PdM)?

Wskaźnik produkcji na czas i w całości według rodziny produktów (ang. On Time In Full – OTIF)

Planowanie popytu drogą do osiągnięcia większej efektywności operacyjnej

Jak prawidłowo zorganizować miejsca pracy czyli zasady 5S w przedsiębiorstwach?