Czas czytania: 5 min
Dokładność inwentaryzacji zapasów magazynowych jest jedną z ważniejszych miar w firmach produkcyjnych. Bez odpowiedniego poziomu dokładności pomiaru stanu zapasów magazynowych nie można dokładnie planować ani prognozować produkcji, łańcuchy dostaw mogą zostać zerwane, koszty wzrosnąć, klienci stać się niezadowolonymi, a produkcja ucierpi z powodu niskiej wydajności i przepustowości. Przyjrzyjmy się więc nieco bliżej temu kluczowemu czynnikowi, który decyduje o sukcesie w produkcji.
Dokładność inwentaryzacji jest zwykle podawana w procentach, np. „mamy 95-procentową dokładność inwentaryzacji”. Można pomyśleć, że oznacza to, iż 95 procent dostępnych zapasów jest zinwentaryzowanych prawidłowo.
Ale, aby to było prawdziwym miernikiem dokładności, w firmie muszą być spełnione jeszcze cztery warunki:
Dokładność inwentaryzacji magazynu oznacza, że kiedy pracownik uda się do zapisanej w ewidencji lokacji towaru, znajdzie właściwy i prawidłowo oznakowany towar, dokładnie w tym samym miejscu, w zarejestrowanej ilości według partii lub numeru seryjnego.
Dowiedz się więcej o rozwiązaniu ERP 4FACTORY
Inwentaryzacja nie jest dokładnie prowadzona, jeśli:
W przechowywaniu zapasów w magazynie liczy się porządek, a używanie tylko kilku standardowych rozmiarów pojemników i palet może pomóc w jego utrzymaniu. Kiedy mieszane rozmiary pojemników znajdują się na jednym regale, łatwo jest m.in. umieścić małe pojemniki za większymi, gdzie mogą pozostać niewidoczne przez miesiące. Wtedy zapisy inwentaryzacyjne mogą wskazywać towar, którego pracownicy nie mogą zlokalizować, co powoduje straty w produkcji lub, co gorsza, niezadowolenie klientów.
W niektórych magazynach zapisuje się numery towarów na kartonach ręcznie, za pomocą markerów lub długopisów, co może powodować potencjalne błędy. Oznaczenia pisane odręcznie mogą być również trudne do odczytania. Osoba pisząca numer może przestawić cyfry, co spowoduje błędne oznakowanie towarów lub opisany ręcznie pojemnik może zostać ponownie użyty do innych towarów, co może również spowodować niejednoznaczne oznakowanie i błędy.
Wdrożenie dobrego programu do drukowania etykiet z kodami kreskowymi jest ważnym krokiem w poprawie dokładności procesu inwentaryzacji. Etykiety powinny zawierać numery czytelne dla człowieka, jak również kody kreskowe na tyle duże, aby skanery kodów mogły je łatwo odczytać z wymaganych w magazynie bezpiecznych odległości.
Często prawdziwy problem z cyklicznym liczeniem zapasów polega na tym, że źle rozumiany jest jego cel. Nie chodzi tylko o to, aby po prostu skorygować błędy powstałe podczas przeprowadzania inwentaryzacji i zakończyć pracę – jest to przede wszystkim procedurą kontroli jakości. Jeśli znajdzie się nieprawidłowość podczas cyklicznego liczenia, powinno być standardową procedurą operacyjną, aby sprawdzić, jak ten błąd powstał i dostosować proces tak, żeby ten sam błąd nie mógł się już powtórzyć. Tak działa ciągłe doskonalenie na hali produkcyjnej. Można przyjąć wiele różnych powodów błędów np.: problemy szkoleniowe, problemy z wyposażeniem, problemy z personelem, częstotliwość inwentaryzacji czy różne interpretacje ustawy o rachunkowości. Najważniejsze jest to, aby problem rozwiązać, a nie przejść nad nim do porządku dziennego.
Dokładność inwentaryzacji obliczamy dzieląc liczbę policzonych pozycji magazynowych, które w pełni pasują do każdego zapisu ewidencji stanu magazynowego przez całkowitą liczbę policzonych pozycji. Rozwiązanie ERP 4FACTORY oparte na systemie QAD Adaptive ERP zawiera narzędzia i raporty, które sprawiają, że cykliczne liczenie zapasów i obliczanie dokładności inwentaryzacji staje się dużo prostsze. Wówczas można założyć, że zespół spisowy, przeprowadzając inwentaryzację, dużo sprawniej i szybciej rozliczy stan faktyczny magazynu, uniknie błędów wynikających z liczenia ręcznego, a wynik inwentaryzacji będzie zgodny ze stanem rzeczywistym.
Przeczytaj także:
Co to jest ERP 4FACTORY w chmurze i jak działa?