Liczby, które mają znaczenie dla produkcji: dokładność pomiaru stanu zapasów magazynowych

Dokładność inwentaryzacji zapasów magazynowych jest jedną z ważniejszych miar w firmach produkcyjnych. Bez odpowiedniego poziomu dokładności pomiaru stanu zapasów magazynowych nie można dokładnie planować ani prognozować produkcji, łańcuchy dostaw mogą zostać zerwane, koszty wzrosnąć, klienci stać się niezadowolonymi, a produkcja ucierpi z powodu niskiej wydajności i przepustowości. Przyjrzyjmy się więc nieco bliżej temu kluczowemu czynnikowi, który decyduje o sukcesie w produkcji.

Czym jest dokładność inwentaryzacji?

Dokładność inwentaryzacji jest zwykle podawana w procentach, np. „mamy 95-procentową dokładność inwentaryzacji”. Można pomyśleć, że oznacza to, iż 95 procent dostępnych zapasów jest zinwentaryzowanych prawidłowo.

Ale, aby to było prawdziwym miernikiem dokładności, w firmie muszą być spełnione jeszcze cztery warunki:

• sumy sald dostępnych zapasów muszą być dokładne;
• lokacje i ilości lokacji muszą być prawidłowe;
• etykiety i identyfikatory towarów lub pojemników z towarami muszą być właściwie rozmieszczone;
• jeśli firma stosuje śledzenie numerów seryjnych lub numerów partii – ewidencja zapasów musi również prawidłowo identyfikować numery partii lub numerów seryjnych dostępnych zapasów według lokacji.

Dokładność inwentaryzacji magazynu oznacza, że kiedy pracownik uda się do zapisanej w ewidencji lokacji towaru, znajdzie właściwy i prawidłowo oznakowany towar, dokładnie w tym samym miejscu, w zarejestrowanej ilości według partii lub numeru seryjnego.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniu ERP 4FACTORY

Powody, dla których pomiar stanu zapasów magazynowych może być niedokładny

Inwentaryzacja nie jest dokładnie prowadzona, jeśli:

• całkowita liczba towaru w magazynie jest prawidłowa, ale ma on wiele lokacji i liczba określonych lokacji jest nieprawidłowa;
• numer partii jest błędny;
• numery seryjne w danej lokacji różnią się od zapisu w ewidencji;
• towar nie znajduje się w wyznaczonym miejscu (nawet wówczas, jeśli jest przesunięty tylko o jeden pojemnik);
• towar znajduje się w wielu lokacjach, ale nie wszystkie lokacje są zapisane w ewidencji;
• towary są błędnie identyfikowane lub nieprawidłowo oznakowane, nawet jeśli stan magazynowy jest prawidłowy;
• towary w danym pojemniku są pomieszane;
• w „magiczny” sposób pojawiają się towary i materiały nieuwzględnione w ewidencji stanu magazynowego i/lub lokacji.

Sposoby na poprawę dokładności inwentaryzacji

Standaryzacja pojemników lub palet

W przechowywaniu zapasów w magazynie liczy się porządek, a używanie tylko kilku standardowych rozmiarów pojemników i palet może pomóc w jego utrzymaniu. Kiedy mieszane rozmiary pojemników znajdują się na jednym regale, łatwo jest m.in. umieścić małe pojemniki za większymi, gdzie mogą pozostać niewidoczne przez miesiące. Wtedy zapisy inwentaryzacyjne mogą wskazywać towar, którego pracownicy nie mogą zlokalizować, co powoduje straty w produkcji lub, co gorsza, niezadowolenie klientów.

Używanie etykiet

W niektórych magazynach zapisuje się numery towarów na kartonach ręcznie, za pomocą markerów lub długopisów, co może powodować potencjalne błędy. Oznaczenia pisane odręcznie mogą być również trudne do odczytania. Osoba pisząca numer może przestawić cyfry, co spowoduje błędne oznakowanie towarów lub opisany ręcznie pojemnik może zostać ponownie użyty do innych towarów, co może również spowodować niejednoznaczne oznakowanie i błędy.

Wdrożenie dobrego programu do drukowania etykiet z kodami kreskowymi jest ważnym krokiem w poprawie dokładności procesu inwentaryzacji. Etykiety powinny zawierać numery czytelne dla człowieka, jak również kody kreskowe na tyle duże, aby skanery kodów mogły je łatwo odczytać z wymaganych w magazynie bezpiecznych odległości.

Cykliczne liczenie stanów magazynowych poszczególnych magazynów

Często prawdziwy problem z cyklicznym liczeniem zapasów polega na tym, że źle rozumiany jest jego cel. Nie chodzi tylko o to, aby po prostu skorygować błędy powstałe podczas przeprowadzania inwentaryzacji i zakończyć pracę – jest to przede wszystkim procedurą kontroli jakości. Jeśli znajdzie się nieprawidłowość podczas cyklicznego liczenia, powinno być standardową procedurą operacyjną, aby sprawdzić, jak ten błąd powstał i dostosować proces tak, żeby ten sam błąd nie mógł się już powtórzyć. Tak działa ciągłe doskonalenie na hali produkcyjnej. Można przyjąć wiele różnych powodów błędów np.: problemy szkoleniowe, problemy z wyposażeniem, problemy z personelem, częstotliwość inwentaryzacji czy różne interpretacje ustawy o rachunkowości. Najważniejsze jest to, aby problem rozwiązać, a nie przejść nad nim do porządku dziennego.

Jak obliczyć dokładność inwentaryzacji

Dokładność inwentaryzacji obliczamy dzieląc liczbę policzonych pozycji magazynowych, które w pełni pasują do każdego zapisu ewidencji stanu magazynowego przez całkowitą liczbę policzonych pozycji. Rozwiązanie ERP 4FACTORY oparte na systemie QAD Adaptive ERP zawiera narzędzia i raporty, które sprawiają, że cykliczne liczenie zapasów i obliczanie dokładności inwentaryzacji staje się dużo prostsze. Wówczas można założyć, że zespół spisowy, przeprowadzając inwentaryzację, dużo sprawniej i szybciej rozliczy stan faktyczny magazynu, uniknie błędów wynikających z liczenia ręcznego, a wynik inwentaryzacji będzie zgodny ze stanem rzeczywistym.