Metody wyceny zapasów magazynowych: FIFO, LIFO, FEFO i inne

W gospodarce magazynowej przedsiębiorstw stosuje się wiele reguł ustalających kolejność pobierania zapasów ze stanów magazynowych. Jest to element istotny w dwóch aspektach działalności – logistycznym i księgowym.

Wśród stosowanych metod wyceny, takich jak FIFO i LIFO czy AVCO, każda ma swoje własne zastosowania i konsekwencje, zarówno logistyczne, jak i finansowe. Wybór odpowiedniej metody nie tylko wpływa na operacyjne funkcjonowanie magazynu, ale także na raportowanie finansowe firmy oraz podatki.

Metody FIFO, LIFO, FEFO – co oznaczają?

Ale po kolei – co oznaczają te skrótowce? FIFO, LIFO, FEFO, LOFO, HIFO i inne oznaczają kolejność wydań towaru z magazynu w zależności od kolejności przyjęcia (lub ewentualnie innego parametru jak np. wartość, termin ważności):

• FIFO – (z ang. First In First Out) – czyli „po naszemu” pierwsze weszło, pierwsze wyszło. Reguła zakłada wydanie z magazynu jako pierwszy zapasu, który został na magazyn przyjęty najwcześniej.
• LIFO (ang. Last In First Out) – oznacza ostatnie weszło, pierwsze wyszło, czyli wydanie z magazynu w pierwszej kolejności towaru , który został przyjęty jako ostatni.
• FEFO (ang. First Expired First Out) – wydanie towaru z najkrótszym terminem przydatności jako pierwszego.
• LOFO (ang. Lowest In First Out) – wydanie w pierwszej kolejności towaru o najniższej wartości na magazynie.
• HIFO (ang. Highest In First Out) – jako pierwszy będzie wydany zapas o najwyższej wartości.
• AVCO (ang. Average Costing Method) – metoda średniej ważonej, gdzie koszt księgowy ustalany jest jako średnia ważona wartość zapasu na magazynie (oznaczana także jako WAC – ang. Weighted Average Cost)
• Identyfikacja szczegółowa – księgowy koszt zapasu jest przechowywany przez cały okres składowania i w momencie wydania księgowana jest rzeczywista wartość towaru.

Wpływ wyboru metody wyceny na aspekty logistyczne i księgowe gospodarki magazynowej

Wątek logistyczny związany jest ze składowaniem zapasów i dostępnością do poszczególnych jednostek towaru w magazynie, natomiast księgowy obwarowany jest prawnie i powiązany z wyceną zapasów. Ponieważ ruchy magazynowe, zwłaszcza te związane z zakupem i sprzedażą wyrobów, są połączone z księgowością, to obydwa aspekty zarządzania zapasami przenikają się wzajemnie wymuszając niejednokrotnie stosowanie odpowiedniej metody.

Jeśli sposób składowania wyrobów nie pozwala na fizyczne stosowanie metody kolejki FIFO to księgowość zmuszona jest przyjąć inną metodę wyceny zapasów, np. średniej ważonej. Jeśli księgowość wpisze w polityce rachunkowości firmy, że metodą wyceny jest stosowanie FIFO to magazyn jest zobowiązany do przestrzegania takiej kolejności.

Rola AVCO i identyfikacji szczegółowej w zarządzaniu zapasami: aspekty księgowe i logistyczne

AVCO i identyfikacja szczegółowa są zagadnieniami w głównej mierze księgowymi. Logistycznie skutkują tym, że mamy dowolność pobrania zapasu z magazynu. Zastosowanie w księgowaniu AVCO lub identyfikacji szczegółowej pozwala na stosowanie w logistyce magazynowej dowolnej z wymienionych wcześnie metod, natomiast narzucenie w księgowości jednej z metod FIFO czy LIFO nie pozwala na wydania magazynowe wg innej zasady.

Każda z metod rozchodu zapasów ma swoje wady i zalety. Ustawa o rachunkowości w Polsce (art. 34 ust. 4) dopuszcza cztery metody ustalania wartości rozchodu zapasów: AVCO, identyfikację szczegółową, FIFO i LIFO, jednakże Międzynarodowe Standardy Rachunkowości MSR 2 metodę LIFO już pomijają, więc jej stosowanie jest niewskazane. Jeśli praktyka biznesowa wymaga stosowania zasady LIFO, to konieczne jest  wskazywanie różnic w sprawozdaniach finansowych pomiędzy wyceną rozchodów metodą LIFO i metodą FIFO.

Praktyczne zastosowanie FIFO: analogia do magazynowania w silosach i wpływ na kontrolę jakości

FIFO – metoda najszerzej stosowana w logistyce magazynowej, gdyż zapewnia świetną rotację zapasów, utrudnia możliwość zestarzenia się towaru na magazynie, ułatwia kontrolę jakości. Wyobraźmy sobie silos, do którego od góry wsypujemy surowiec, a od dołu go pobieramy. Każda nowa partia surowca trafia na koniec „kolejki” do pobrania, od dołu pobierana jest najstarsza partia czyli ta, która została wsypana najwcześniej. Przy magazynowaniu w silosach zastosowanie metody stosu LIFO byłoby właściwie niemożliwe, gdyż fizyczny dostęp do pobieranej partii jest tylko od dołu. Oczywiście księgowe zastosowanie metody AVCO jest tutaj jak najbardziej możliwe. Z punktu widzenia finansów firmy, wycena metodą FIFO może prowadzić do zwiększenia wartości podatków, gdyż zaniża wartość wyceny zakupów, zwiększając dochód netto. Jednocześnie wycena metodą FIFO lepiej odzwierciedla wartość zapasów magazynowych, gdyż najstarsze zakupy są rozchodowane wcześniej i poprawia wynik finansowy w sytuacji, gdy firma chce przedstawiać swój bilans w bardziej korzystnych barwach. Jednakże stwierdzenia te są prawdziwe w sytuacji wzrostu cen zakupu, w przypadku spadku cen rynkowych może dać skutek odwrotny do wspomnianego.

Wpływ metody LIFO na aspekt finansowy przedsiębiorstwa

LIFO – metoda rzadko stosowana w realiach krajowych w aspekcie księgowym. Logistycznie niestety ma swoje zastosowanie np. w sytuacjach tzw. składowania blokowego towarów. Wyobraźmy sobie pomieszczenie, do którego wstawiamy palety tylko jedną bramą i dostęp mamy tylko do pierwszej palety w rzędzie. Czyli ostatnia paleta, którą wstawimy do pomieszczenia jest pierwszą, którą musimy z niego zabrać. Jeśli sposób składowania towarów jest tak zorganizowany to nie ma wyboru FIFO czy LIFO, ponieważ jedyną metodą obsługi jest wtedy zasada LIFO. Oczywiście księgowo możemy nadal zastosować AVCO lub identyfikację szczegółową. Jeżeli sytuacja magazynowa nie wymusza metody wyceny towarów LIFO, to raczej nie jest ona stosowana.

Trudno sobie wyobrazić praktyczną potrzebę wymuszenia takiej metody, osobiście stosuję ją prywatnie przy wyborze chleba z chlebaka na kanapki – zawsze ten najświeższy wybieram jako pierwszy do spożycia, ale w warunkach przedsiębiorstw produkcyjnych raczej potrzeby LIFO nie będzie, co najwyżej wymuszona konieczność. Natomiast finansowo, w przypadku znaczącej inflacji cen zakupu, metoda wyceny towarów LIFO może istotnie obniżyć podatki zmniejszając zysk netto firmy (zwiększając koszty).

LOFO i HIFO: metody wyceny zapasów z perspektywy finansowej i podatkowej

FEFO – metoda powszechnie stosowana w branży FMCG, farmaceutycznej lub innych produktów o określonym terminie przydatności do użycia. FEFO nie jest uznane w Ustawie o rachunkowości więc logistyczne wykorzystanie tej metody wymaga księgowania wg zasad średniej ważonej lub identyfikacji szczegółowej. Metoda FEFO pozwala zachować najwyższą jakość produktów i minimalizować straty związane z przeterminowaniem wyrobów.

LOFO i HIFO – metody rozchodu zapasów stosowane raczej tylko z punktu widzenia finansowego firmy, pozwalają pozbyć się z magazynu w pierwszej kolejności najtańszego lub najdroższego zapasu, co wpływa na wynik finansowy przedsiębiorstwa, a co za tym idzie wartość płaconego podatku.

Zarządzanie zapasami w erze cyfrowej: korzyści z zastosowania kompleksowych rozwiązań DSR 4FACTORY

Wybór samej metody zarządzania zapasami to tylko część całego zagadnienia. Największym problemem zawsze pozostaje praktyczne zrealizowani wydań magazynowych. I tutaj z pomocą przychodzą nowoczesne systemy magazynowe z pakietu DSR 4FACTORY, pozwalające na zastosowanie praktyczne każdej z wymienionych metod. Bo skąd magazynier ma wiedzieć, który zapas jest najstarszy? Jeśli to wspomniany silos to jest łatwo – wystarczy pobierać od dołu silosu, jeśli wspomniany chlebak to wystarczy pomacać bochenek i wybrać ten bardziej miękki, ale jeśli mamy regały, gdzie jest kilka tysięcy miejsc magazynowych to problem urasta do całkiem pokaźnych rozmiarów.

Najlepiej zapytać sytemu informatycznego, który zapas jest najstarszy i gdzie leży. A jeśli dodatkowo chcemy zoptymalizować pracę magazynierów? Czy w sytuacji gdy do klienta musimy wysłać 1 paletę towaru, chcemy zachować zasadę FIFO, na magazynie mamy 0,5 palety z najstarszą partią i 1 całą paletę z partią trochę młodszą to powinniśmy zrobić wysyłkę z 0,5 palety starszej i 0,5 palety młodszej czy może wysłać 1 młodszą? O tym powinno zadecydować metoda wyceny wpisana do polityki rachunkowości firmy: jeśli wpisano tam FIFO to trzeba spakować wysyłkę 0,5 + 0,5, jeśli wpisano np. AVCO to można wysłać 1 paletę młodszą i nie tracić czasu na niepotrzebne przepakowywanie towaru. Praca magazynierów też przecież kosztuje. Jeśli składujemy palety na placu w systemie blokowym i dostęp do nich mamy tylko z zewnątrz to nierozsądnym wydaje się nakazanie magazynierom pobranie palety ze środka składu, żeby tylko zachować zasadę FIFO. Będą musieli odstawić wiele palet, aby „dobrać się” do tej wskazanej do załadunku.

Rozwiązanie ERP 4FACTORY z zastosowaniem systemu QAD Adaptive ERP pozwala zdefiniować logiczne i ergonomiczne zasady, aby usprawnić procesy wyboru zapasu – system informatyczny może kontrolować termin przydatności, datę przyjęcia, wartość. Można zdefiniować polityki wydań bardziej zaawansowane logicznie, np. jeśli można pobrać od razu całą paletę to należy załadować ją w pierwszej kolejności, a resztę zapasu kompletować od najstarszej partii lub aby cała wysyłka była z jednej partii produkcyjnej. Lub jeśli termin przydatności do spożycia jest od 3 do 4 miesięcy to można wysłać, a jeśli krótszy to już nie można, itp. itd. Bez wsparcia zaawansowanych systemów magazynowych dostępnych w ramach ERP 4FACTORY realizacja nawet najlepszych finansowych pomysłów będzie mocno utrudniona.

Autor:

Waldemar Ścigała DSR S.A.

Przeczytaj także:

System CMMS/EAM czyli nowoczesne utrzymanie ruchu w zakładach produkcyjnych

Jak prawidłowo zorganizować miejsca pracy czyli zasady 5S w przedsiębiorstwach?

Kastomizacja oprogramowania w firmie produkcyjnej

Znaczenie norm jakościowych w firmach produkcyjnych

Czym jest Warehouse Management System (WMS)?