Narzędzia lean management warte uwagi

Metodologię, narzędzia i techniki lean management stosuje się z powodzeniem od kilkudziesięciu lat, nie tylko w branży produkcyjnej. Podejścia do wdrażania lean w różnych branżach, mimo że mogą się różnić, zawsze wynikają ze świadomości Pracowników i Kadry Zarządzającej o potrzebie ciągłego doskonalenia procesów. Dążenie do perfekcji przedsiębiorstwa, w prostej linii prowadzi do poszukiwania najlepszych dla danej organizacji metod lean management wspierających procesy.

Co to jest kultura lean management?

Kultura lean management jest kluczowym elementem sukcesu organizacji stosujących podejście lean, ponieważ to właśnie ona umożliwia skuteczne wdrażanie narzędzi i technik lean oraz ciągłe doskonalenie (z ang. continuous improvement). Opinie o lean management, jakie słyszę od znanych mi Leanowców pracujących w branży produkcyjnej, zawsze sprowadzają się do tego, że korzyści osiągnięte w pracy według zasad lean management znacznie przewyższają wysiłek, jaki trzeba włożyć we wdrożenie transformacji lean (z ang. lean transformation). Choć ten wysiłek bywa niemały, duma i satysfakcja z udoskonaleń rekompensują go w pełni.

Metodologia lean management w pigułce

Czym jest lean management czy co to jest lean management nie trzeba nikomu szczególnie przypominać, a główne zasady i podstawowe narzędzia lean management opisaliśmy już wcześniej w ciekawym artykule, który znaleźć można tutaj: Zrozumienie zasad Lean Manufacturing czyli odchudzanie produkcji.Według krótkiej definicji lean management po polsku oznacza „szczupłe zarządzanie”. Należy jednak szczególnie zwrócić uwagę na fundamentalne założenia koncepcji lean, które koncentrują się wokół wartości i ludzi.

Wdrożenie systemu lean management i wykorzystanie lean do realizacji celów uzyskania doskonałości operacyjnej wymaga zaangażowania pracowników na każdym szczeblu funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wdrażanie koncepcji lean manufacturing wymaga od zespołu konsekwencji, determinacji, szacunku i wzajemnego zaufania. Pracownicy są zachęcani do aktywnego udziału w doskonaleniu procesów, podejmowaniu decyzji oraz rozwiązywaniu problemów, na przykład poprzez programy sugestii. Wprowadzanie i rozwój lean management warto rozpocząć od wyedukowania wszystkich Pracowników, między innymi o tym jakie są zasady lean management, z szacunkiem i pokorą pamiętając, że zazwyczaj największą wiedzę o procesach mają Pracownicy, którzy bezpośrednio w tych procesach realizują swoje zawodowe obowiązki. Warto jest wejść w świat Pracowników, poznać go, aby móc rzetelnie pokazać im, że zmiana jest potrzebna i możliwa.

Przeczytaj również: SMED – ograniczenie strat związanych z przezbrajaniem maszyn

Główne założenia lean management

Definicja wspomina o pięciu zasadach szczupłego zarządzania, o których pisaliśmy tutaj: Zrozumienie zasad Lean Manufacturing czyli odchudzanie produkcji, podkreślając jak ważne jest zrozumienie zasad lean manufacturing czy inaczej lean production. Strategia zarządzania firmą lean, czy firmy stosujące lean management dążą do stworzenia organizacji, która działa sprawnie, elastycznie i efektywnie, dostarczając produkty lub usługi najwyższej jakości w sposób ekonomiczny i zgodny z oczekiwaniami klienta, eliminując jednocześnie marnotrawstwo. Muri, mura, muda (odpowiednio: nadmierne obciążenie, nierównomierność, marnotrawstwo) to trzy podstawowe formy odchyleń, które są identyfikowane i eliminowane w podejściu lean. Przykładowe zastosowanie to analiza procesu produkcyjnego pod kątem obciążenia, nierównomierności i marnotrawstwa, a następnie wprowadzenie działań naprawczych w celu poprawy efektywności.

Najważniejsze narzędzia lean management

Koncepcja zarządzania przedsiębiorstwem według systemu lean management zakłada między innymi jednolity przepływ wartości: lean dąży do zapewnienia płynności i efektywności przepływu wartości przez cały proces produkcyjny lub świadczenia usług. Celem jest minimalizacja przestojów, ograniczenie czasu cyklu oraz zapewnienie, aby każda czynność dodawała wartość dla Klienta. Wartość ta uświęca środki, wybór właściwego narzędzia jest oczywiście istotny, ale aby móc dobrze wybrać, w pierwszej kolejności warto poznać różne mniej popularne narzędzia lean. Natomiast jednym z ważnych, ciekawym narzędziem, popularnie stosowanym i opisanym Mapowanie strumienia wartości (ang. Value Stream Mapping – VSM) jest mapa strumienia wartości (z ang. value stream mapping). Organizacje lean bardziej wymagające i zaawansowane w statystycznym gromadzeniu danych, sięgają po lean six sigma. O lean six sigma wyczerpująco wypowiedzieliśmy się w artykule: Lean Six Sigma – filozofia doskonalenia łącząca metody Lean i Six Sigma.

Mniej popularne narzędzia i techniki lean management

Chociaż większość firm korzysta z klasycznych narzędzi lean, istnieje wiele mniej popularnych metod i narzędzi, które mogą być równie skuteczne w poprawie operacji produkcyjnych, osiągnięciu wysokiej produktywności, minimalnych zapasów czy minimalizacji strat. System produkcyjny Toyoty (z ang.: Toyota Production System, TPS), który jest jednym z najbardziej wpływowych i innowacyjnych systemów zarządzania produkcyjnego na świecie, jest też często uważany za prototyp lean production. Zakłada on wykorzystanie poniżej opisanych metod i narzędzi, genialnych w swojej prostocie, pożytecznych i wzmacniających korzyści lean management.

Andon – Sygnalizacja

Andon to system sygnalizacji, który umożliwia operatorom i personelowi produkcyjnemu zgłaszanie problemów, awarii lub potrzeby pomocy. Przykładowe zastosowanie to linia montażowa w fabryce samochodów, gdzie operatorzy mogą używać systemu andon do zgłaszania awarii maszyn lub niedostępności materiałów, poprzez wciśnięcie jednego z trzech przycisków, informujących o obecnym stanie realizacji zadań i włączeniu kolorowej sygnalizacji świetlnej (zielona -produkcja trwa, żółta – pojawił się problem, czerwona – produkcja zatrzymana).

Yokoten – uczenie się przez rozprzestrzenianie

Yokoten to dzielenie się wiedzą i najlepszymi praktykami między różnymi obszarami produkcji oraz między różnymi zakładami produkcyjnymi w organizacji. Przykładowo, firma produkcyjna może korzystać z tego narzędzia, aby przekazywać sprawdzone rozwiązania między fabrykami na różnych kontynentach, poprzez transfer wiedzy i doświadczeń.

Hanseikai – szkolenia retrospektywne

Hanseikai to regularne spotkania poświęcone analizie wyników, problemów i osiągnięć w procesie produkcyjnym. Przykładowe zastosowanie to spotkania zespołu produkcyjnego, na których omawiane są wyniki ostatniego okresu i identyfikowane obszary do poprawy. Umożliwiają one pracownikom refleksję nad swoimi działaniami, identyfikację obszarów do poprawy oraz podejmowanie działań w celu ciągłego udoskonalania.

Nemawashi – przygotowanie gruntowne

Nemawashi to praktyka dokładnego przygotowania i uzyskania zgody wszystkich interesariuszy przed wprowadzeniem zmian w procesach produkcyjnych. Przykładowo, przed wdrożeniem nowej linii produkcyjnej firma może przeprowadzić serię spotkań z zespołem produkcyjnym, aby uzyskać ich akceptację i współpracę. Jest to sposób na zminimalizowanie oporu wobec zmian i zwiększenie skuteczności wdrażania innowacji.

Kamishibai – audyt wizualny

Kamishibai to system audytów wizualnych, który wykorzystuje karty z zadaniami do sprawdzenia jakości i zgodności ze standardami i procedurami na różnych stanowiskach pracy. Przykładowe zastosowanie to audyty jakości na linii produkcyjnej, podczas których operatorzy używają kart kamishibai do sprawdzenia zgodności z wymaganiami jakościowymi. Mówi się często, że obraz jest wart więcej niż tysiąc słów. Kamishibai jest to narzędzie zarządzania wizualnego, zapewniające regularną kontrolę jakości i przestrzegania standardów, a także promujące zaangażowanie pracowników w ciągłe udoskonalanie. Poniżej znajduje się przykład karty z listą wymagań do sprawdzenia. Karta odwrócona awersem oznacza, że wszystkie założenia zostały spełnione. Karta odwrócona rewersem daje sygnał ostrzegawczy o konieczności naprawy wybranych zagadnień, niezbędnych do poprawnego i efektywnego realizowania zadań produkcyjnych:

Karakuri Kaizen – używanie prostych urządzeń

Karakuri Kaizen to podejście, które polega na wykorzystaniu prostych i niedrogich urządzeń mechanicznych, takich jak szyny, rolki, sprężyny czy ciężary, do automatyzacji procesów produkcyjnych bez konieczności inwestowania w skomplikowane maszyny. Jest to skuteczny sposób na eliminację marnotrawstwa, maksymalne wykorzystanie dostępnych zasobów i poprawę efektywności i bezpieczeństwa procesów.

Chaku-Chaku – ruch naprzód

Chaku-Chaku to technika organizacji stanowisk pracy w taki sposób, aby minimalizować ruchy operatorów i umożliwić im płynną sekwencję wykonywania zadań. Polega na zoptymalizowaniu układu stanowiska pracy oraz rozmieszczeniu narzędzi i materiałów w taki sposób, aby operator mógł wykonywać swoje zadania bez przerywania i bez konieczności przemieszczania się.

Hansei – refleksja i samokontrola

Hansei to praktyka samorefleksji i samokontroli, która jest integralną częścią filozofii lean. Polega na regularnym analizowaniu własnych działań, identyfikowaniu obszarów do poprawy i podejmowaniu działań w celu ciągłego doskonalenia. Hansei zachęca do przyjmowania odpowiedzialności za swoje działania i dąży do ciągłego rozwoju osobistego i profesjonalnego.

Obeya – pokój spotkań

Obeya to „pokój spotkań”, który jest wykorzystywany do wspólnego planowania, monitorowania postępów i podejmowania decyzji przez zespół produkcyjny. Jest to fizyczne miejsce, które promuje komunikację, współpracę i podejmowanie działań w celu osiągnięcia celów biznesowych. Obeya wspiera ideę zarządzania wizualnego. Zalety lean management to właśnie możliwość oceny procesu dzięki rzutowi oka na pomierzone i zebrane parametry procesów podlegających obserwacji i kontroli. Przykład pokoju obeya (źródło: lean.org):

Niezależnie od tego jak nazywa się dana metoda czy narzędzie, lean management można wdrożyć z powodzeniem, choć pamiętać należy, że ciężko będzie to zadanie zrealizować zza biurka czy z sali konferencyjnej. Ważnym aspektem jest tutaj również konieczność mierzenia procesów, często budowanie prototypów, wracanie z powziętej drogi jeśli okaże się, że w trakcie realizacji pomysłu wynaleziono lepsze rozwiązanie. Wreszcie, co według mnie najistotniejsze, ciągłe konsultowanie i wymiana myśli ze współpracownikami.

Lean management – podsumowanie

Wdrożenie lean management w praktyce można i warto wykonać w mojej opinii wszędzie, od gospodarstwa domowego, biura, warsztatu, gabinetu, szpitala, po wielką fabrykę. Czy ciągłe doskonalenie jest trudne do zrealizowania? Jesteśmy otoczeni procesami, żyjemy i pracujemy w procesach, często zupełnie nieświadomie doskonalimy nasze otoczenie. Istotne jest tutaj aby zawsze kierować się szacunkiem do współpracowników i zasobów, być uważnym, mieć szeroko otwarte oczy, wyczulone wszystkie zmysły, widzieć cel i czuć potrzebę doskonalenia procesów. Jednym z kluczy do sukcesu jest nieustanne wsparcie i zaangażowanie w zespołach firm stosujących lean, zdrowy rozsądek, wiedza, doświadczenie konsekwencja w podejmowaniu decyzji i cierpliwe realizowanie zadań wg metody małych kroków. Celem lean management jest przecież osiągnięcie doskonałości operacyjnej poprzez eliminację marnotrawstwa, poprawę jakości pracy oraz wyrobów gotowych, optymalizację procesów i maksymalizację wartości dla klienta. Niezależnie od tego którą metodologię lean management czy strategię wdrażania lean wybierze zespół dedykowany do zaszczepienia wśród współpracowników chęci na zwiększenie produktywności czy eliminację nadmiernych zapasów, warto przekazywać wszystkie nowe dla Pracowników informacje w sposób przejrzysty, jasny i klarowny. Poprzez ciągłe udoskonalanie i zaangażowanie pracowników, lean management dąży do tworzenia elastycznej organizacji, która jest gotowa do szybkiego reagowania na zmieniające się warunki rynkowe, w celu zapewnienia konkurencyjności i zadowolenia klientów. Czy lean manufacturing jest odpowiedzią na te wszystkie te potrzeby? Pozostaje jedynie doskonale znać procesy, w których i z którymi pracujemy, zrozumieć je, umieć dostrzec w nich wąskie gardła i mieć pomysł na wyeliminowanie wszelkiego marnotrawstwa. Proste, prawda? Przy użyciu wypracowanych i sprawdzonych metod oraz narzędzi lean oraz ze wsparciem rozwiązań informatycznych z pakietu DSR 4FACTORY, zdecydowanie tak.

Autor:

Anna Łagocka-Nowak

Konsultant APS 4FACTORY

Przeczytaj także:

Metody wyceny zapasów magazynowych: FIFO, LIFO, FEFO i inne

System CMMS/EAM czyli nowoczesne utrzymanie ruchu w zakładach produkcyjnych

Jak prawidłowo zorganizować miejsca pracy czyli zasady 5S w przedsiębiorstwach?