Jak prawidłowo zorganizować miejsca pracy czyli zasady 5S w przedsiębiorstwach?

Zasady 5S na produkcji to nic innego jak wprowadzenie w życie metodyki Lean Production, która jest wyznacznikiem wdrażania zwinnego zarządzania w firmach. Jest to przede wszystkim krok w kierunku zmian myślenia kadry kierowniczej i pracodawców, który pomaga w uporządkowaniu i systematyzacji warunków pracy na korzyść pracowników. Niewątpliwie kluczowym aspektem w całym przedsięwzięciu jest postawa pracowników, która, dla osiągniecia zamierzonych skutków, musi opierać się na zaangażowaniu i poczuciu odpowiedzialności za własne działania.

Narzędzie 5S to także sposób na wykształcenie wewnątrz organizacji takich kompetencji, jak: kultura pracy, utrzymanie porządku, organizacja miejsca pracy, poprawa produktywności. Finalnie, celem nadrzędnym po implementacji koncepcji 5S, powinno być dostarczanie wyrobów zgodnych z wymaganiami klientów.

Metodyka 5S – implementacja koncepcji

Wdrożenie składa się z pięciu etapów następujących po sobie jeden po drugim:

• Selekcja (jap. Seiri)
• Systematyka (jap. Seiton)
• Sprzątanie (jap. Seiso)
• Standaryzacja (jap. Seiketsu)
• Samodoskonalenie (jap. Shitsuke)

Po raz pierwszy świat usłyszał o metodzie 5S w połowie XX wieku, kiedy to w Japonii, w firmie Toyota, zastosowano praktyki 5S. Następnie z japońskiego zakładu motoryzacyjnego metodyka ta przeniosła się do Stanów Zjednoczonych, gdzie zyskała swoich zwolenników, rozpowszechniających ten system zarządzania miejscem pracy na całym świecie. Implementacja tej metody w danym zakładzie produkcyjnym nie ma na cel tylko „sprzątania” w dosłownym rozumieniu tego słowa. Bardziej chodzi o „porządek”, do którego można zaliczyć systematyzację miejsca pracy oraz zmianę sposobu myślenia pracowników o uporządkowanym stylu pracy, co może się przełożyć na wypracowanie sporych oszczędności czasu i pieniędzy.

Przeczytaj również: Czym charakteryzuje się zaawansowany i elastyczny system produkcyjny?

Proces wdrożenia metody 5S

1.  Selekcja (Seiri):
   • Oznacza eliminowanie zbędnych przedmiotów z miejsca pracy, pomagając tym samym odpowiednio zorganizować przestrzeń roboczą
   • Pomaga w identyfikacji przedmiotów, które są niezbędne do bieżących zadań;
   • Ułatwia organizację pracy i redukuje niepotrzebny zapas rzeczy.
2. Systematyka (Seiton):
   • Obejmuje ustawienie pozostałych przedmiotów w porządku;
   • Każdy przedmiot powinien mieć swoje miejsce, aby łatwo było go znaleźć i używać;
   • Pomaga w zwiększeniu efektywności oraz ergonomii pracy, poprzez uporządkowanie środowiska pracy.
3. Sprzątanie (Seiso):
   • Polega na regularnym sprzątaniu miejsca pracy, co z kolei wpływa na dobrą organizację stanowiska pracy;
   • Pomaga utrzymać czystość i porządek, co może wpływać na bezpieczeństwo, wydajność i trwałość sprzętu, maszyn i urządzeń.
4. Standaryzacja (Seiketsu):
   • Obejmuje ustanowienie standardów pracy i procedur (instrukcji) dla techniki 5S;
   • Pomaga w utrzymaniu osiągniętego porządku i czystości poprzez ustanowienie stałych praktyk i procedur (przedstawionych dla ułatwienia w sposób graficzny), często poprzedzonych szkoleniami pracowników w tym zakresie.
5. Samodoskonalenie (Shitsuke):
   • Oznacza utrwalanie nawyków związanych z procesem wdrażania metody 5S;
   • Wymaga stałego monitorowania i utrzymania wysokich standardów (w tym samokontrola);
   • Wprowadza kulturę ciągłego doskonalenia i utrzymania porządku w miejscu pracy.

Implementacja metody 5S z DSR 4FACTORY

Wdrożenie metody 5S w przedsiębiorstwie zawsze odbywa się etapami i wymaga czasu. Wiąże się to z przygotowaniem pracowników do zmian, ponieważ tylko dzięki wspólnym wysiłkom i zaangażowaniu wszystkich pracowników możliwe są zmiany w zakresie lean management. Standaryzacja zmian, samodyscyplina oraz efektowane zarzadzanie stanowiskiem pracy to klucz do sukcesu w kierunku realizacji zasad 5S w każdej w firmie, bez względu na branżę.

Jeśli chodzi o przedsiębiorstwo produkcyjne, to na każdym z etapów wdrożenia zasad 5S pomocne będą odpowiednie narzędzia informatyczne. W celu selekcji, standaryzacji lub samodoskonalenia rekomendujemy moduły z oferty DSR 4FACTORY, które wspierają wdrożenie takich koncepcji jak 5S. Znaczne usprawnienie wprowadzenia zmian opartych na praktykach 5S zapewnią rozwiązania: CMMS+EAM 4FACTORY (zarządzanie procesem utrzymania ruchu) oraz SFC 4FACTORY (rejestracja produkcji).

Przeczytaj również: System ERP i jego rola w przedsiębiorstwach produkcyjnych dla ich zrównoważonego rozwoju

Korzyści płynące z wdrożenia zasady 5S z DSR 4FACTORY

Podczas wdrażania zasad 5S przy wykorzystaniu narzędzi CMMS+EAM 4FACTORY oraz SFC 4FACTORY, zbierane i przetwarzane są wszystkie dane oraz niezbędne informacje, co przekłada się na skrócenie kolejnych kroków i etapów całości wdrożenia. Dane zgromadzone w CMMS+EAM 4FACTORY w trakcie pracy maszyn mogą być sporym ułatwieniem w trakcie tworzenia instrukcji czy procedur, a także w trakcie audytów kontrolnych. Najwyższa skuteczność wdrażania systemu 5S na produkcji zależy od jak najwierniejszego odzwierciedlenia rzeczywistości w procedurach i instrukcjach, które są niezbędnym elementem efektywnej organizacji pracy. Oba systemy zasilone danymi, zweryfikowanymi w trakcie wdrożenia 5S, mogą bardzo skutecznie wspierać utrzymanie wdrożonego systemu, co jest z punktu widzenia przedsiębiorstw produkcyjnych w Polsce zawsze trudne.

Efektywne wdrożenie zasad 5S przynosi przedsiębiorstwom produkcyjnym szereg korzyści. Są to m.in.:

• poprawa ergonomii pracy (lepsza organizacja i łatwiejszy dostęp do niezbędnych narzędzi/przedmiotów);
• zwiększenie bezpieczeństwa – ograniczenie ilości urazów i wypadków przy pracy;
• wzrost produktywności – ograniczenie wykonywania zbędnych ruchów przez pracownika;
• zmniejszenie ilości błędnie wykonanych elementów oraz ograniczenie ilości zakłóceń w procesie produkcyjnym;
• zwiększenie zadowolenia pracowników – poprawa warunków pracy może przekładać się na większą satysfakcję z wykonywanych obowiązków;
• łatwiejsze zarządzanie przedsiębiorstwem – dzięki standaryzacji procesów, zarządzanie staje się bardziej przewidywalne. To ułatwia planowanie, kontrolę oraz skuteczne reagowanie na zmiany;
• zwiększenie konkurencyjności – poprzez eliminację marnotrawstwa, optymalizację procesów i poprawę jakości, organizacja staje się bardziej konkurencyjna na rynku.

Przeczytaj również: Rola oprogramowania ERP w zarządzaniu łańcuchem dostaw

Etapy procesu wdrażania metody 5S, a efekty

Korzyści z wdrożenia 5S można obserwować dopiero po zakończeniu całości procesu. Po pewnym czasie, w okresie testowej pracy, można zauważyć stworzenie zorganizowanego i ergonomicznego miejsca pracy, stabilność procesów produkcyjnych oraz większe zaufanie do lean manufacturing jako takiego.

Korzyści płynące z dobrej organizacji i lepszego funkcjonowania przedsiębiorstwa są zauważalne także w zachowaniu pracowników i ich relacji z pracodawcą. Jest to niezwykle ważne w czasach, kiedy wyszkolona i zadowolona z miejsca pracy kadra jest rzadkością. Zaangażowanie całego zespołu, chęć do doskonalenia kultury organizacyjnej firmy oraz większa odpowiedzialność za wykonywaną pracę zapewne przełożą się na wzrost dochodów przedsiębiorstwa, jego efektywność, jakość i konkurencyjność.

Autor: Kinga Dębska

Project Manager

Skontaktuj się z naszym ekspertem

Przeczytaj także:

SMED – ograniczenie strat związanych z przezbrajaniem maszyn

Wdrożenie metodyki LEAN podstawą optymalizacji przedsiębiorstwa

5 grzechów głównych wdrażania systemu ERP dla firm produkcyjnych

Fazy zasady Pareto i metodologia w harmonogramowaniu produkcji